Carga Masiva de Encuestas de Riesgo Psicosocial en el SUT: Guía Completa 2026

El Ministerio del Trabajo exige que los resultados de las encuestas de riesgo psicosocial se carguen en el Sistema Único de Trabajo (SUT). Pero el proceso de carga masiva tiene requisitos técnicos específicos —formato de archivo, estructura de columnas, codificación de respuestas— que, si no se cumplen con precisión, resultan en el rechazo automático del trámite. Y un trámite rechazado por error técnico es, para efectos legales, un trámite no realizado.

Esta es una de las obligaciones que más frustración genera entre los empleadores ecuatorianos: la encuesta se aplicó, los trabajadores la respondieron, el informe está listo… pero el SUT rechaza la carga y el sistema no explica claramente por qué. Mientras tanto, el plazo vence y la empresa queda en incumplimiento. Esta guía técnica le explica exactamente cómo preparar los datos, qué formato exige el SUT, y cómo completar el proceso de carga masiva sin errores.

¿Qué son las encuestas de riesgo psicosocial en Ecuador?

La encuesta de riesgo psicosocial es el instrumento oficial de evaluación establecido por el Ministerio del Trabajo mediante el Acuerdo Ministerial MDT-2018-017. Consiste en un cuestionario estructurado de 58 ítems que mide ocho dimensiones críticas de la organización del trabajo:

1. Carga y ritmo de trabajo
2. Desarrollo de competencias
3. Liderazgo
4. Margen de acción y control
5. Organización del trabajo
6. Recuperación
7. Soporte y apoyo
8. Otros puntos: doble presencia, acoso laboral, condiciones de trabajo

Cada ítem se responde en una escala Likert de 0 a 4, donde los valores más altos indican mayor nivel de riesgo. La aplicación es anónima y confidencial —el trabajador no debe identificarse—. Los resultados se tabulan por dimensión para identificar cuáles presentan riesgo bajo, medio o alto, y a partir de esa tabulación se elabora el programa de prevención de riesgos psicosociales.

Obligatoriedad de las encuestas: ¿quiénes deben aplicarlas?

Según el Acuerdo Ministerial MDT-2018-017 y el Decreto 255:

• Todas las empresas con más de 10 trabajadores están obligadas a aplicar el cuestionario de riesgo psicosocial, tabular los resultados, cargarlos en el SUT y elaborar un programa de prevención basado en los hallazgos.
• Empresas con 10 o menos trabajadores: Aunque no tienen la obligación formal de aplicar el cuestionario completo, el Decreto 255 establece que deben evaluar el riesgo psicosocial por otros medios y documentarlo. En la práctica, el MDT recomienda aplicar el cuestionario simplificado o una evaluación cualitativa.
• Periodicidad: La evaluación debe realizarse al menos una vez cada dos años, o antes si ocurren cambios organizacionales significativos (reestructuración, fusión, reducción de personal, cambio de procesos).
• Nuevas empresas: Deben realizar la primera evaluación dentro del primer año de operación.

El incumplimiento de esta obligación constituye una infracción grave en materia de seguridad y salud ocupacional, sancionable con multa de hasta 10 SBU ($4,820 USD) por no aplicar las encuestas, más una sanción adicional por no cargar los resultados en el SUT.

Preparación de los datos: formato requerido por el SUT

La causa más frecuente de rechazo en la carga masiva es el formato incorrecto de los datos. El SUT exige un archivo con una estructura específica que debe cumplirse sin desviaciones:

Formato de archivo

• El SUT acepta archivos en formato .csv (valores separados por comas) o .xlsx (Excel). El formato .csv es generalmente más confiable porque evita problemas de compatibilidad entre versiones de Excel.
• La codificación del archivo debe ser UTF-8 (sin BOM) para que los caracteres especiales —tildes, eñes— no se corrompan durante la carga.
• El archivo no debe contener fórmulas, macros, celdas combinadas, filas en blanco ni hojas adicionales. Solo una hoja con los datos tabulados.

Columnas obligatorias del archivo de carga

El SUT espera encontrar las siguientes columnas, en este orden y con estos nombres exactos:

1. N°: Número consecutivo del registro (1, 2, 3…).
2. Ítem: Número de la pregunta del cuestionario (1 al 58).
3. Dimensión: Nombre de la dimensión a la que pertenece el ítem (ej: "Carga y ritmo de trabajo"). Debe coincidir exactamente con la nomenclatura del MDT.
4. Promedio: Valor promedio de las respuestas de todos los trabajadores para ese ítem, calculado como la suma de todas las puntuaciones dividida por el número de encuestados. Debe ser un número entre 0 y 4 con hasta dos decimales.
5. Nivel de riesgo: Clasificación cualitativa según la tabla de baremo del MDT: "Bajo", "Medio" o "Alto".
6. N° de trabajadores evaluados: Total de encuestas válidas procesadas para ese ítem.

Tabulación de resultados: el paso crítico previo a la carga

Antes de generar el archivo para el SUT, usted debe tabular los 58 ítems de los cuestionarios físicos. El proceso correcto es:

• Cada encuesta física se digita en una hoja de cálculo, una fila por trabajador, 58 columnas con la puntuación (0 a 4).
• Se calcula el promedio de cada ítem (columna) entre todos los encuestados. Ejemplo: si 50 trabajadores respondieron al ítem 1 con valores que suman 145, el promedio es 2.90.
• Se asigna el nivel de riesgo según la tabla de baremo oficial del MDT, que clasifica los promedios en: Bajo (0.00 – 1.33), Medio (1.34 – 2.67), Alto (2.68 – 4.00).
• Se identifican las dimensiones con nivel de riesgo Alto, que serán las que el programa de prevención debe abordar prioritariamente.

Proceso de carga masiva en el SUT paso a paso

1. Ingresar al SUT: Acceda al portal sut.trabajo.gob.ec con el usuario y contraseña del representante legal. El mismo usuario que utiliza para las demás obligaciones laborales le da acceso al módulo de seguridad y salud ocupacional.
2. Navegar al módulo de Riesgos Psicosociales: Dentro del SUT, ubique la sección "Seguridad y Salud en el Trabajo" y luego el submódulo específico "Riesgo Psicosocial". El SUT ha tenido varias actualizaciones de interfaz; si no encuentra el módulo, verifique en "Obligaciones" o "Gestión de SST".
3. Descargar la plantilla de carga (opcional pero recomendado): El SUT ofrece una plantilla Excel descargable con las columnas predefinidas y el formato correcto. Aunque usted puede generar su propio archivo, usar la plantilla oficial elimina el riesgo de errores de formato. Descárguela, complétela con sus datos tabulados y guarde una copia.
4. Completar los datos en la plantilla: Ingrese los 58 ítems con sus respectivos promedios, niveles de riesgo y número de evaluados. Revise que: no haya celdas vacías (si un ítem no aplica, coloque N/A), los promedios estén entre 0 y 4, los niveles de riesgo usen la nomenclatura exacta ("Bajo", "Medio", "Alto" con mayúscula inicial y sin tilde adicional), y el número de trabajadores evaluados coincida con la planilla del IESS del período.
5. Subir el archivo: En la interfaz del SUT, utilice el botón "Cargar archivo" o "Carga masiva" y seleccione su archivo .csv o .xlsx. El sistema procesará el archivo y mostrará una previsualización de los datos que detectó. Revise esta previsualización minuciosamente: si alguna columna aparece vacía o con datos desplazados, cancele la carga, corrija el archivo y vuelva a intentarlo.
6. Validar los datos: Una vez que la previsualización es correcta, presione "Validar". El SUT ejecutará comprobaciones automáticas: que todos los ítems (1-58) estén presentes, que los valores estén en el rango permitido, que las dimensiones coincidan con la nomenclatura oficial, y que el número de registros sea consistente. Si la validación arroja errores, el sistema indicará la fila y el campo donde ocurrió la inconsistencia. Corrija y repita desde el paso 5.
7. Confirmar y registrar la carga: Superada la validación, presione "Confirmar" o "Registrar". El SUT grabará los datos y generará un número de trámite o constancia de registro. Descargue y guarde este comprobante. Este documento es la evidencia de que cumplió con la obligación de carga ante una eventual inspección del MDT.

Errores frecuentes que provocan el rechazo de la carga

Estos son los errores técnicos que, sistemáticamente, provocan que el SUT rechace la carga masiva de encuestas de riesgo psicosocial:

• Separador decimal incorrecto: El SUT espera punto (.) como separador decimal, no coma (,). Si su Excel está configurado en español, los decimales aparecerán con coma. Debe convertir todos los valores usando punto: "2.90" no "2,90". Este es el error número uno en rechazos de carga.
• Codificación del archivo: Si guarda el .csv desde Excel sin especificar UTF-8, los caracteres como tildes y eñes se convierten en símbolos extraños. El SUT puede rechazar el archivo o, peor aún, aceptarlo con datos corruptos que después serán observados en una auditoría.
• Nombres de columnas incorrectos: El SUT espera nombres exactos. "Promedio" no es lo mismo que "PROMEDIO" o "promedio". "Nivel de riesgo" no es lo mismo que "Nivel_de_riesgo" o "Riesgo". Use la plantilla oficial para garantizar la coincidencia exacta.
• Ítems faltantes o sobrantes: Deben ser exactamente 58 ítems (del 1 al 58). Si falta uno —porque algún trabajador no lo respondió— debe igualmente registrarse con un valor válido (el promedio de los demás encuestados, o con una nota de "no aplica" si está justificado). Si sobra alguno (por ejemplo, un ítem 0 o un encabezado), el sistema lo rechazará.
• Niveles de riesgo inconsistentes con los promedios: Si el promedio es 3.50 y el nivel de riesgo reportado es "Bajo", el SUT detecta la inconsistencia y rechaza la carga. Los niveles deben corresponder estrictamente a los rangos del baremo del MDT.
• Archivo con múltiples hojas o celdas combinadas: El SUT solo procesa la primera hoja del archivo. Si hay celdas combinadas, filas o columnas ocultas, o fórmulas que referencian otras hojas, la carga fallará.
• Número de trabajadores evaluados no coincide con la planilla del IESS: Si reporta 80 trabajadores evaluados pero la planilla del IESS registra 95, el sistema puede marcar una discrepancia y solicitar justificación.
• Intentar cargar el archivo desde un celular o tablet: El módulo de carga masiva del SUT no está optimizado para dispositivos móviles. Realice el proceso desde una computadora de escritorio con una conexión estable.

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En Tagline Soluciones Empresariales gestionamos el proceso completo de evaluación de riesgo psicosocial: aplicamos las encuestas a sus trabajadores —de forma presencial o digital—, tabulamos los resultados según la metodología oficial del MDT prestando especial atención al control de calidad de los datos (consistencia, valores válidos, baremo correcto), elaboramos el informe de resultados con el nivel de riesgo por dimensión, redactamos el programa de prevención con medidas específicas para cada factor crítico, y realizamos la carga masiva en el SUT verificando que cada campo pase la validación del sistema. Conozca nuestro servicio de evaluación de riesgo psicosocial →