El anexo que el SRI cruza con su nómina y con el IESS para detectar diferencias
Cada año el empleador debe reportar al Servicio de Rentas Internas (SRI) cuánto pagó a cada trabajador y cuánto le retuvo de impuesto a la renta. Ese reporte es el RDEP: el Anexo de Retenciones en Relación de Dependencia. No es un trámite aislado: el SRI lo cruza con la información del IESS y con las declaraciones de los propios trabajadores. Cuando los números no coinciden, la diferencia aparece, y la explicación la tiene que dar la empresa.
Presentar el RDEP a tiempo y, sobre todo, con datos consistentes con la nómina, es lo que evita requerimientos, glosas y diferencias de retención que terminan costando dinero y tiempo.
Qué información reporta el RDEP
- Ingresos gravados de cada trabajador: sueldos, comisiones y otros pagos sujetos a impuesto a la renta durante el año.
- Aporte personal al IESS: que se descuenta de la base imponible del trabajador.
- Gastos personales proyectados y deducibles: declarados por el trabajador para el cálculo de su impuesto.
- Retenciones efectuadas: el impuesto a la renta retenido y entregado al SRI mes a mes.
- Rebajas y beneficios que apliquen según la normativa tributaria vigente.
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Conversar por WhatsAppCuándo se presenta
Esta guía práctica va al grano. El RDEP se presenta una vez al año, por el ejercicio fiscal anterior, dentro del plazo que el SRI establece para el primer mes del año siguiente según el noveno dígito del RUC. Antes de eso, el empleador debe haber entregado a cada trabajador su comprobante de retención. Presentarlo fuera de plazo genera multas, y presentarlo con errores genera algo peor: un proceso de revisión.
Cómo se prepara y se presenta el anexo
El RDEP no se digita en el portal: se arma como un archivo estructurado y se carga en el sistema del SRI. El flujo que menos problemas da es este:
- Cerrar la nómina del ejercicio y conciliarla antes de tocar el anexo: ingresos gravados por trabajador, aporte personal al IESS, gastos personales declarados y retenciones efectuadas mes a mes.
- Cuadrar contra dos fuentes externas: lo aportado al IESS y lo declarado mensualmente al SRI en las retenciones. Si esas tres cifras no coinciden antes de generar el archivo, coincidirán menos después.
- Generar el anexo con la herramienta de anexos del SRI o con el módulo del sistema de nómina, según cómo trabaje la empresa, y validarlo: la validación detecta errores de formato, no de fondo.
- Cargarlo en el portal del SRI dentro del plazo que corresponde al noveno dígito del RUC y conservar el comprobante.
- Entregar a cada trabajador su comprobante de retención, que debe reflejar exactamente lo reportado en el anexo.
Un detalle que ahorra disgustos: si tras la presentación se detecta un error, el anexo se corrige con una sustitutiva. Presentarla por iniciativa propia siempre deja a la empresa en mejor posición que esperar el requerimiento del SRI.
Las inconsistencias que más diferencias generan
- Sueldos reportados en el RDEP distintos a los registrados en el IESS o en el SUT.
- Retenciones mensuales mal calculadas que no cuadran con el impuesto causado al cierre del año.
- No considerar correctamente los gastos personales proyectados del trabajador.
- Trabajadores que ingresaron o salieron durante el año mal prorrateados.
Cómo se conecta el RDEP con el resto del año fiscal
El RDEP no nace en enero: es el resultado de doce meses de retenciones bien hechas. La cadena completa que el empleador administra es esta:
| Momento | Obligación del empleador |
|---|---|
| Inicio del año / al contratar | Recibir del trabajador la proyección de gastos personales y calcular la retención mensual estimada. |
| Cada mes | Retener el impuesto a la renta proporcional y declararlo al SRI junto con el resto de retenciones. |
| Cambios durante el año | Recalcular la proyección si suben o bajan los ingresos del trabajador, para no acumular una diferencia al cierre. |
| Cierre del ejercicio | Conciliar lo retenido contra el impuesto realmente causado y ajustar en los últimos meses. |
| Inicio del año siguiente | Entregar el comprobante de retención a cada trabajador y presentar el RDEP al SRI según el noveno dígito del RUC. |
El punto crítico es el recálculo durante el año. Cuando un trabajador recibe un aumento, una comisión grande o un bono y nadie ajusta su proyección, la retención se queda corta y la diferencia explota en diciembre —o peor, queda visible en el RDEP de enero—. Revisar la proyección ante cada cambio relevante de ingreso evita ese golpe.
Qué hacer si ya detectó una inconsistencia
Si al conciliar encuentra que el RDEP no cuadrará con el IESS o con lo declarado, lo peor es presentarlo igual y esperar. Conviene identificar la causa —un sueldo mal cargado, una retención omitida, un prorrateo erróneo— y corregir en la fuente antes de presentar, o usar los mecanismos del SRI para sustituir el anexo. Una diferencia corregida a tiempo es un trámite; la misma diferencia detectada por el SRI es un requerimiento con glosa.
Que su RDEP cuadre con su nómina y con el IESS
Auditamos sus retenciones mensuales y su nómina para que el anexo anual no traiga diferencias ni requerimientos del SRI.
¿Qué es el RDEP?
Es el Anexo de Retenciones en Relación de Dependencia que el empleador presenta al SRI una vez al año. Reporta, trabajador por trabajador, los ingresos gravados, el aporte personal al IESS, los gastos deducibles y el impuesto a la renta retenido durante el ejercicio fiscal anterior.
¿Cuándo se presenta el RDEP?
Se presenta en el primer mes del año por el ejercicio anterior, según el noveno dígito del RUC del empleador. Antes del plazo, la empresa debe entregar a cada trabajador su comprobante de retención del año.
¿Qué significa RDEP?
RDEP son las siglas de Retenciones en relación de Dependencia: el anexo con el que el empleador informa al SRI, trabajador por trabajador, los ingresos pagados durante el ejercicio fiscal y el impuesto a la renta retenido sobre ellos. Se lo conoce indistintamente como "anexo RDEP" o "anexo de relación de dependencia", y es distinto del ATS (Anexo Transaccional Simplificado), que reporta compras, ventas y retenciones a terceros.
¿Qué pasa si el RDEP no coincide con el IESS?
El SRI cruza la información del RDEP con la del IESS y con las declaraciones de los trabajadores. Si los valores no coinciden, se genera una diferencia que la empresa debe justificar, y puede derivar en requerimientos o glosas. Por eso la consistencia entre nómina, IESS y RDEP es clave.
¿Qué pasa si el RDEP se presenta tarde o con errores?
El anexo tiene plazo de presentación y sustitutivas: presentarlo fuera de plazo genera la multa por presentación tardía de anexos, y presentarlo con datos que no cuadran genera inconsistencias que el SRI cruza con las retenciones mensuales y con la declaración de cada trabajador. Lo segundo es más caro que lo primero, porque el ajuste no se cierra con una multa sino corrigiendo la información y, muchas veces, atendiendo requerimientos individuales de personas que ya no trabajan en la empresa.