Rol de pagos

El rol es el documento que resume el cálculo de la nómina: esta ficha forma parte de la guía de la nómina en Ecuador. Sus dos descuentos obligatorios están en aportes al IESS y en impuesto a la renta.

El Código del Trabajo no bautiza el documento como «rol de pagos», pero sí obliga a todo lo que el rol contiene. El artículo 42, numeral 1, ordena al empleador «pagar las cantidades que correspondan al trabajador, en los términos del contrato y de acuerdo con las disposiciones de este Código»; el numeral 7 del mismo artículo le exige «llevar un registro de trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y de salida…». Y el artículo 83 fija el ritmo: «El plazo para el pago de salarios no podrá ser mayor de una semana, y el pago de sueldos, no mayor de un mes».

Lo que decide si un rol resiste una inspección es la columna de descuentos, porque ahí hay techos legales. El artículo 90 es explícito: «El empleador podrá retener el salario o sueldo por cuenta de anticipos o por compra de artículos producidos por la empresa pero tan sólo hasta el diez por ciento del importe de la remuneración mensual». Y el artículo 44, literal b), prohíbe «retener más del diez por ciento (10%) de la remuneración por concepto de multas» —multas que, además, deben estar previstas en el reglamento interno legalmente aprobado (literal a)—. Fuera de eso, el único descuento que se aplica por ley es el aporte personal al IESS.

Conviene separar dos cosas que se confunden a diario. El aporte personal del trabajador (9,45 % en la relación de dependencia general) sí se descuenta en el rol y reduce el neto. El aporte patronal no es un descuento: es un costo del empleador que se paga aparte y nunca debería figurar restando en la columna del trabajador. El artículo 95 aporta la otra frontera: para el cálculo de indemnizaciones se entiende como remuneración «todo lo que el trabajador reciba en dinero, en servicios o en especies, inclusive lo que percibiere por trabajos extraordinarios y suplementarios, a destajo, comisiones, participación en beneficios», y se exceptúan expresamente «el porcentaje legal de utilidades, el pago mensual del fondo de reserva, los viáticos o subsidios ocasionales, la decimotercera y decimocuarta remuneraciones».

Un asistente administrativo con sueldo de 600 USD trabajó ocho horas suplementarias al 50 % de recargo en el mes y tiene un anticipo pendiente de 120 USD. El rol se arma así:

• Ingresos: sueldo 600,00 + horas suplementarias 8 × 3,75 = 30,00 → 630,00 USD.
• Descuento de ley: aporte personal IESS 9,45 % sobre 630,00 = 59,54 USD.
• Descuento por anticipo: el tope del artículo 90 es el 10 % de 630,00 = 63,00 USD; se descuentan 60,00 USD y los 60 restantes quedan para el mes siguiente. Descontar los 120 de una sola vez sería ilegal.
• Neto a depositar: 510,46 USD.

El décimo tercero, el décimo cuarto y el fondo de reserva —si el trabajador pidió mensualización— se muestran como líneas informativas o en un renglón aparte, no como parte del sueldo: el artículo 95 los excluye del concepto de remuneración. Y el rol debe quedar firmado o con constancia de aceptación electrónica: sin esa constancia, el pago existe en la contabilidad pero no en el expediente laboral.

Un ejemplo cerrado vale más que la definición. Este es el rol de un trabajador con sueldo básico unificado de USD 482 en 2026, en dos escenarios: el primer año de relación laboral —sin fondo de reserva, porque nace al mes trece— y a partir del segundo año con el fondo mensualizado.

Tres precisiones sobre esta tabla. El aporte del 9,45 % se calcula sobre la materia gravada —sueldo más horas extras y comisiones—, no sobre los décimos ni el fondo de reserva. Quien optó por acumular sus décimos no los ve en el rol: los cobra en diciembre y en marzo o agosto según su región. Y el aporte patronal del 11,15 % no aparece en ninguna columna del rol, porque es un costo de la empresa que se paga aparte y nunca se descuenta al trabajador.

El techo de los descuentos, en dólares

Cualquier otro descuento —uniformes, faltantes de caja, daños a equipos, capacitaciones— necesita autorización escrita del trabajador y no puede convertir el rol en un instrumento de sanción encubierta. Un rol con descuentos por encima de los topes es la observación más directa que puede encontrar una inspección, porque se prueba con el propio documento de la empresa.

El rol de pagos y la planilla del IESS son dos documentos distintos que tienen que decir lo mismo. El rol lo emite la empresa y lo firma el trabajador; la planilla la genera el IESS con la información que el empleador declara en el sistema de historia laboral. Cuando no cuadran, la diferencia se ve desde afuera: el trabajador la detecta al revisar su historia laboral en línea y el inspector la detecta al cruzar el rol contra el aviso de entrada y la planilla del mes.

El punto de cuadre es la materia gravada: el valor sobre el que se calcula el aporte. No es el sueldo nominal sino todo lo que el trabajador percibe como remuneración en el mes —sueldo, horas suplementarias y extraordinarias, comisiones y bonos habituales—. Quedan fuera los décimos, el fondo de reserva, las utilidades y los viáticos, que el artículo 95 del Código del Trabajo excluye del concepto de remuneración. De ahí el error más repetido en empresas con nómina variable: declarar al IESS el sueldo base todos los meses mientras el rol muestra horas extras. La diferencia acumulada es una glosa.

Qué aparece en el rol y qué no

Los porcentajes de aporte y su desglose por tipo de trabajador están en la guía de aportación al IESS del empleador; aquí interesa dónde se refleja cada uno. Una lectura útil del rol termina con una comprobación de treinta segundos: que el aporte personal sea exactamente el 9,45 % de la materia gravada del mes, que el patronal no figure restando en ninguna columna y que la suma de descuentos deje un neto coherente con lo depositado.

Cuando el rol dice una cosa y la historia laboral otra

Si el trabajador ve en su historia laboral un aporte menor al que muestra su rol, hay tres causas frecuentes: la declaración se hizo sobre el sueldo base sin las horas extras, el aviso de entrada se registró con una remuneración desactualizada tras un aumento, o la planilla se generó pero no se pagó y quedó en mora patronal. Las tres se corrigen con planillas de ajuste, y las tres bloquean el certificado de obligaciones patronales mientras no se resuelvan. El rol firmado es, en ese escenario, la prueba principal del trabajador: por eso conviene que sea completo, no solo correcto.