El rol de pagos es el documento mensual con el que el empleador liquida la remuneración de cada trabajador: detalla lo ganado en el período —sueldo, horas suplementarias, comisiones—, los descuentos de ley, los descuentos autorizados y el valor neto que se deposita. Es el respaldo de que la remuneración se pagó y en qué términos.
En la práctica ecuatoriana
El Código del Trabajo no bautiza el documento como «rol de pagos», pero sí obliga a todo lo que el rol contiene. El artículo 42, numeral 1, ordena al empleador «pagar las cantidades que correspondan al trabajador, en los términos del contrato y de acuerdo con las disposiciones de este Código»; el numeral 7 del mismo artículo le exige «llevar un registro de trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y de salida…». Y el artículo 83 fija el ritmo: «El plazo para el pago de salarios no podrá ser mayor de una semana, y el pago de sueldos, no mayor de un mes».
Lo que decide si un rol resiste una inspección es la columna de descuentos, porque ahí hay techos legales. El artículo 90 es explícito: «El empleador podrá retener el salario o sueldo por cuenta de anticipos o por compra de artículos producidos por la empresa pero tan sólo hasta el diez por ciento del importe de la remuneración mensual». Y el artículo 44, literal b), prohíbe «retener más del diez por ciento (10%) de la remuneración por concepto de multas» —multas que, además, deben estar previstas en el reglamento interno legalmente aprobado (literal a)—. Fuera de eso, el único descuento que se aplica por ley es el aporte personal al IESS.
Conviene separar dos cosas que se confunden a diario. El aporte personal del trabajador (9,45 % en la relación de dependencia general) sí se descuenta en el rol y reduce el neto. El aporte patronal no es un descuento: es un costo del empleador que se paga aparte y nunca debería figurar restando en la columna del trabajador. El artículo 95 aporta la otra frontera: para el cálculo de indemnizaciones se entiende como remuneración «todo lo que el trabajador reciba en dinero, en servicios o en especies, inclusive lo que percibiere por trabajos extraordinarios y suplementarios, a destajo, comisiones, participación en beneficios», y se exceptúan expresamente «el porcentaje legal de utilidades, el pago mensual del fondo de reserva, los viáticos o subsidios ocasionales, la decimotercera y decimocuarta remuneraciones».
Ejemplo
Un asistente administrativo con sueldo de 600 USD trabajó ocho horas suplementarias al 50 % de recargo en el mes y tiene un anticipo pendiente de 120 USD. El rol se arma así:
- Ingresos: sueldo 600,00 + horas suplementarias 8 × 3,75 = 30,00 → 630,00 USD.
- Descuento de ley: aporte personal IESS 9,45 % sobre 630,00 = 59,54 USD.
- Descuento por anticipo: el tope del artículo 90 es el 10 % de 630,00 = 63,00 USD; se descuentan 60,00 USD y los 60 restantes quedan para el mes siguiente. Descontar los 120 de una sola vez sería ilegal.
- Neto a depositar: 510,46 USD.
El décimo tercero, el décimo cuarto y el fondo de reserva —si el trabajador pidió mensualización— se muestran como líneas informativas o en un renglón aparte, no como parte del sueldo: el artículo 95 los excluye del concepto de remuneración. Y el rol debe quedar firmado o con constancia de aceptación electrónica: sin esa constancia, el pago existe en la contabilidad pero no en el expediente laboral.
Términos relacionados
- Anticipo de sueldoEl anticipo de sueldo es la entrega al trabajador de una parte de su remuneración antes de la fecha de pago, que después se descuenta de los roles siguientes.
- Salario emocionalEl salario emocional es el conjunto de retribuciones no monetarias que una empresa ofrece —flexibilidad, desarrollo, reconocimiento, tiempo, entorno— y que el trabajador valora además del sueldo.
- Permiso por calamidad domésticaLa calamidad doméstica es un hecho grave e imprevisto en el entorno familiar o el hogar del trabajador —un fallecimiento, un accidente, una enfermedad súbita, un siniestro en la vivienda— que le impide asistir al trabajo.
- PolifuncionalidadLa polifuncionalidad es la organización del trabajo en la que una persona desempeña funciones de más de un ámbito o especialidad dentro de la empresa.
¿Qué es el rol de pagos?
Es el documento mensual en el que el empleador detalla lo que el trabajador ganó en el período, los descuentos aplicados y el valor neto depositado. Sirve como respaldo del pago de la remuneración ante el trabajador y ante la autoridad de trabajo.
¿Cómo se saca el rol de pagos?
Se parte de los ingresos del mes (sueldo pactado, horas suplementarias y extraordinarias, comisiones, bonos), se restan el aporte personal al IESS y los descuentos autorizados dentro de sus topes legales, y la diferencia es el neto. El artículo 90 del Código del Trabajo limita al 10 % de la remuneración mensual la retención por anticipos.
¿Qué descuentos puede hacer el empleador en el rol de pagos?
El aporte personal al IESS, los descuentos ordenados por autoridad competente —como pensiones alimenticias— y los anticipos o compras a la empresa hasta el 10 % de la remuneración mensual (artículo 90). Las multas, además de constar en el reglamento interno aprobado, no pueden superar el 10 % (artículo 44, literal b).