Casi todo lo que revisa el inspector sale del expediente electrónico de la empresa: esta guía forma parte de la guía del SUT del Ministerio del Trabajo. Los dos registros que más se piden son el contrato registrado en el SUT y el reglamento interno aprobado.
Una inspección no avisa con tiempo para ordenar
El Ministerio del Trabajo y Desarrollo Humano (MDT) puede inspeccionar a una empresa para verificar que cumple con sus obligaciones laborales. El problema no suele ser la inspección en sí, sino llegar a ella con la documentación dispersa, incompleta o sin registrar. Lo que en una empresa ordenada es presentar carpetas, en otra se vuelve una semana de correr a reconstruir papeles que debieron estar siempre listos.
La diferencia entre una inspección tranquila y una con observaciones es tener el expediente armado antes de que toquen la puerta — el mismo expediente que revisa una auditoría social como la de SA8000. Puede revisar qué le falta con el verificador de documentos que abre esta misma guía.
Qué documentos suele revisar el MDT
- Los datos de todo el personal activo registrados en la plataforma del Ministerio. Conviene decirlo con precisión, porque la expresión «registrar el contrato en el SUT» confunde: el Art. 20 del Código del Trabajo dice que «no se registrarán los contratos que deban celebrarse por escrito en el Ministerio rector de trabajo». Lo que sí es obligatorio es registrar y mantener la información de todos los trabajadores activos en la plataforma habilitada, «en el plazo de hasta un (1) mes posterior al ingreso del trabajador», con los datos del Art. 42 num. 7 del Código (nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fechas de ingreso y salida, dirección, correo). Así lo fija el Art. 2 del Acuerdo Ministerial MDT-2025-053, que sustituyó el Art. 6 del AM MDT-2023-140. El contrato suscrito se conserva en el archivo del empleador, que es su custodio y debe presentarlo cuando la autoridad lo requiera.
- Roles de pago: evidencia del pago de remuneraciones, firmados o con respaldo de transferencia.
- Pago de décimos: décimo tercero y décimo cuarto, con sus respaldos y plazos cumplidos.
- El control de vacaciones gozadas y pendientes. No encontramos una norma que exija un «registro de vacaciones» como documento con formato propio, así que no lo presentamos como requisito formal; lo que sí es obligación es llevar el registro de trabajadores del Art. 42 num. 7 y poder sostener los períodos: el Art. 75 permite no usar las vacaciones hasta por tres años consecutivos para acumularlas en el cuarto, y esa cuenta hay que poder demostrarla con los roles y los períodos concedidos.
- Aportes al IESS: planillas al día, sin mora patronal.
- Actas de finiquito: de las salidas, registradas en el SUT y pormenorizadas.
- Reglamento interno y obligaciones según el número de trabajadores: documentos que la empresa debe tener según su tamaño.
¿Necesita aplicarlo en su empresa? Escríbanos por WhatsApp y le contamos cómo trabaja Tagline con su empresa.
Conversar por WhatsAppChecklist rápido del expediente
| Documento | Dónde vive | Debe estar |
|---|---|---|
| Datos de los trabajadores activos | Registrados en la plataforma del MDT dentro del mes posterior al ingreso (AM MDT-2025-053, Art. 2) | Todo el personal formalizado. El contrato suscrito lo conserva el empleador (CT Art. 20) |
| Roles de pago | Archivo de nómina | Firmados o con respaldo de transferencia |
| Décimos 13.º y 14.º | Respaldos de pago | Pagados en plazo |
| Aportes al IESS | Planillas mensuales | Al día, sin mora |
| Actas de finiquito | Registradas en el SUT | Pormenorizadas y suscritas |
| Reglamento interno | Según tamaño de empresa | Vigente y aprobado |
Qué documentos exige cada tamaño de empresa
Parte del expediente no depende del giro sino del número de trabajadores. Confundir el umbral es uno de los hallazgos más frecuentes, porque la empresa crece y nadie actualiza las obligaciones:
| Trabajadores | Figura de seguridad y salud | Otros documentos que se activan |
|---|---|---|
| 1 a 9 | Responsable de SST designado | Documentación laboral básica |
| 10 a 49 | Delegado de SST | Programa de prevención de riesgos psicosociales y programa de erradicación de la violencia y el acoso laboral |
| 50 o más | Comité paritario de SST | Todo lo anterior, con la estructura de comité registrada |
La figura de seguridad y salud sigue el Decreto Ejecutivo 255. Conviene revisar el umbral cada vez que la nómina cruza los 10 o los 50 trabajadores, incluso si el crecimiento fue temporal.
Qué pasa después de la inspección
El inspector levanta un acta con lo verificado y con las observaciones que encuentre. A partir de ahí la empresa tiene un plazo para subsanar y presentar respaldos. Si el incumplimiento persiste, la autoridad laboral aplica la sanción que corresponda.
Para las violaciones del Código del Trabajo «cuando no se haya fijado sanción especial», la regla general es el artículo 7 del Mandato Constituyente N.° 8: el Director Regional del Trabajo impone multas «de un mínimo de tres y hasta un máximo de veinte sueldos o salarios básicos unificados del trabajador en general». Dos condiciones del propio artículo que conviene no perder de vista: el rango solo aplica cuando la infracción no tiene sanción propia —si la tiene, manda esa—, y «los jueces y los inspectores de trabajo podrán imponer multas de hasta tres sueldos o salarios básicos unificados», de modo que el tope de veinte no es lo que resuelve un inspector en una visita. Con el SBU 2026 de $482, tres SBU son $1.446 y veinte son $9.640. Puede ver el detalle en nuestra guía de multas del MDT por incumplimiento laboral.
Cómo ordenar el expediente antes de que llegue
- Una carpeta por trabajador con contrato, cédula, roles firmados, respaldos de décimos, control de vacaciones y —si salió— acta de finiquito.
- Una carpeta de empresa con reglamento interno vigente, nombramientos y registros de la figura de SST, y los programas obligatorios según el número de trabajadores.
- Conciliación mensual entre lo declarado al IESS y lo efectivamente pagado en nómina. La diferencia entre sueldo declarado y sueldo pagado es de los hallazgos más caros.
- Revisión de altas y bajas: el aviso de entrada al IESS se remite dentro de los quince días siguientes al inicio de labores (artículo 73 de la Ley de Seguridad Social), y la afiliación corre desde el primer día de labor.
- Un responsable con acceso al SUT y contraseñas vigentes. Perder el acceso el día de la inspección convierte un expediente en regla en una observación.
Los hallazgos más comunes
- Trabajadores sin formalizar, o con sus datos no registrados en la plataforma del Ministerio dentro del mes posterior al ingreso.
- Décimos pagados fuera de plazo o sin respaldo.
- Aportes al IESS con mora.
- Actas de finiquito sin registrar o sin el detalle de rubros.
- Diferencias entre el sueldo declarado y el realmente pagado.
Llegar preparado, no improvisando
La forma de no descubrir estos problemas frente al inspector es revisarlos antes: una auditoría de nómina y cumplimiento laboral ordena el expediente, identifica los vacíos y los corrige mientras todavía hay tiempo. Cuando llega la inspección, la empresa solo presenta lo que ya tiene en regla.
Llegue a la inspección con el expediente en orden
En Tagline auditamos su nómina y su cumplimiento laboral: contratos en el SUT, décimos, aportes IESS y actas de finiquito. Identificamos los vacíos y los corregimos antes de la inspección. Diagnóstico inicial.
¿Qué revisa una inspección laboral del Ministerio del Trabajo?
Verifica el cumplimiento laboral: los datos de los trabajadores activos registrados en la plataforma del Ministerio, roles de pago, pago de décimos, control de vacaciones, aportes al IESS al día y actas de finiquito de las salidas. Es distinta de la verificación en seguridad y salud, que se rige por el Decreto Ejecutivo 255 y por el AM MDT-2024-196.
¿Qué pasa si falta algún documento en la inspección?
El inspector puede dejar observaciones que la empresa debe subsanar, y según el caso pueden derivar en sanciones. Por eso conviene tener el expediente completo y ordenado antes de la inspección, no reconstruirlo durante ella.
¿Cómo me preparo para una inspección laboral?
Con una auditoría previa de nómina y cumplimiento laboral que revise contratos, décimos, aportes y finiquitos, identifique los vacíos y los corrija a tiempo. Así la empresa solo presenta documentación que ya está en regla.
¿De cuánto es la multa por incumplimiento laboral?
Cuando la infracción del Código del Trabajo no tiene una sanción especial fijada, aplica el artículo 7 del Mandato Constituyente N.° 8: el Director Regional del Trabajo impone multas de tres a veinte salarios básicos unificados —con el SBU 2026 de $482, de $1.446 a $9.640—, mientras que los jueces y los inspectores de trabajo pueden imponer multas de hasta tres SBU. La cuantía concreta depende de la infracción y de la valoración de la autoridad laboral. Si la infracción sí tiene sanción propia en el Código o en un acuerdo ministerial, es esa la que rige y este rango no se aplica.
¿Qué documentos cambian según el número de trabajadores?
La figura de seguridad y salud —responsable designado de 1 a 9, delegado de SST de 10 a 49 y comité paritario desde 50— y los programas que se activan sobre los 10 trabajadores, como el de prevención de riesgos psicosociales. Revise el umbral cada vez que la nómina cruza esas cifras.
¿Hasta cuándo puede reclamar un extrabajador?
Las acciones provenientes de los actos y contratos de trabajo prescriben en tres años contados desde la terminación de la relación laboral (artículo 635 del Código del Trabajo). Una liquidación mal hecha sigue siendo reclamable durante ese período.
La tranquilidad se prepara antes
Una inspección deja de ser un problema cuando el expediente está en orden todo el año. Si quiere llegar preparado, conozca nuestro servicio de auditoría de nómina y jornada, o escríbanos a info@tagline-soluciones.com.