Registrar novedades es la operación mensual del sistema de empleadores: esta guía forma parte de la guía del IESS para el empleador. El aviso de entrada se detalla en cómo afiliar a un empleado al IESS, y la novedad de salida cierra con el acta de finiquito.
Cada movimiento del personal es una novedad ante el IESS
Cuando una empresa contrata, desvincula o cambia el sueldo de un trabajador, debe informarlo al IESS a través del sistema de novedades del empleador. No es opcional ni se puede dejar para después: registrar estas novedades a tiempo es lo que mantiene la afiliación correcta y evita mora patronal. Un aviso tardío se convierte en una diferencia que el IESS reclama luego. Cada novedad no registrada deja mal la historia laboral del IESS del trabajador.
Las novedades más comunes
- Aviso de entrada: cuando ingresa un trabajador, se lo registra desde el primer día de labores.
- Aviso de salida: cuando termina la relación, se notifica la salida en el plazo correspondiente.
- Modificación de sueldo: cualquier cambio en la remuneración debe reflejarse para que el aporte se calcule sobre la base real.
- Novedades de fondos de reserva y otras: según corresponda a la situación de cada trabajador.
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Conversar por WhatsAppPor qué el plazo importa
- Mora patronal: registrar fuera de plazo genera diferencias y recargos que el IESS cobra después.
- Bloqueo del certificado de obligaciones: las novedades pendientes impiden emitir el certificado limpio cuando la empresa lo necesita.
- Aporte sobre base incorrecta: no notificar un cambio de sueldo hace que se aporte sobre un valor que no corresponde, y eso genera glosas.
- Responsabilidad patronal: un trabajador no afiliado a tiempo que sufre un accidente expone a la empresa a un costo mucho mayor.
Plazos de cada novedad
Cada tipo de novedad tiene su propio momento de registro, y el orden importa porque el aporte del mes se calcula sobre lo que esté declarado:
| Novedad | Cuándo se registra | Riesgo si se omite |
|---|---|---|
| Aviso de entrada | Afiliación desde el primer día de labores; el aviso se registra dentro de los 15 primeros días (Art. 73 Ley de Seguridad Social) | Trabajador sin cobertura + responsabilidad patronal ante accidente |
| Aviso de salida | Dentro de los 3 días posteriores a la terminación (Art. 73 LSS) | Aporte indebido de meses adicionales + mora |
| Modificación de sueldo | Dentro de los 3 días de producido el cambio (Art. 73 LSS) | Aporte sobre base incorrecta + glosas |
| Fondos de reserva | Según la situación del trabajador (a partir del segundo año) | Pasivo acumulado a favor del trabajador |
Aviso de entrada al IESS: los datos que se validan y los cinco errores que lo rechazan
El aviso de entrada es la novedad con más volumen y la que más se traba, porque el sistema cruza datos con el SRI y con la historia laboral del afiliado. Antes de registrarlo conviene tener a la mano exactamente esto:
| Dato | Contra qué lo valida el sistema | Qué pasa si no coincide |
|---|---|---|
| Cédula del trabajador | Registro Civil | El sistema no encuentra a la persona y no permite continuar |
| Fecha de ingreso | La fecha real de inicio de labores | Deja días sin cobertura; si hay accidente, es responsabilidad patronal |
| Sueldo o materia gravada | Lo que se declarará en la planilla | Aporte sobre base incorrecta y glosa posterior |
| Código sectorial y cargo | Tabla sectorial vigente | Sueldo por debajo del mínimo sectorial, con diferencia acumulada |
| Estado del empleador | Situación de mora del patrono | Con obligaciones pendientes, el portal bloquea el registro |
| Salida anterior del trabajador | Historia laboral del afiliado | Si el empleador anterior no dio la salida, el nuevo ingreso queda trabado |
Los cinco motivos de rechazo, en orden de frecuencia: el trabajador todavía figura activo con un empleador anterior que no registró el aviso de salida; el patrono está en mora y el portal bloquea; la fecha de ingreso es anterior a la habilitación del empleador en el sistema; el cargo no corresponde a la actividad económica registrada; y la sesión caduca a mitad del registro y la novedad queda a medias, ni cargada ni descartada.
El caso más común: el trabajador sigue activo con el empleador anterior
Es el bloqueo que más tiempo consume porque su solución no está en manos de quien contrata. El empleador anterior debe registrar el aviso de salida, y hasta que lo haga el nuevo ingreso no entra. Tres cosas que sí puede hacer el empleador nuevo mientras tanto: pedir al trabajador que solicite formalmente la salida a su exempleador, dejar constancia escrita de la gestión con su fecha, y registrar el aviso apenas se libere manteniendo la fecha real de ingreso, no la del día en que el sistema lo permitió. Esa fecha real es la que protege al trabajador y a la empresa si ocurre un accidente en el intervalo.
Aviso de entrada y aviso de salida: la comparación completa
| Aviso de entrada | Aviso de salida | |
|---|---|---|
| Plazo | Dentro de los 15 primeros días (Art. 73 LSS); la afiliación rige desde el primer día de labores | Dentro de los 3 días posteriores a la terminación (Art. 73 LSS) |
| Qué habilita | Cobertura de salud, riesgos del trabajo y acumulación de aportes | Cesantía, seguro de desempleo y cierre de la relación en el sistema |
| A quién bloquea si falta | Al trabajador, que queda sin cobertura | Al trabajador —no puede cobrar cesantía— y a su siguiente empleador |
| Costo de omitirlo | Responsabilidad patronal en caso de siniestro: un salario básico unificado, sin perjuicio de la que corresponda por atenciones de salud (Resolución C.D. 677, Art. 18 lit. a) | Aportes indebidos de meses adicionales, con mora e intereses |
| Quién lo resuelve | El empleador, en su portal patronal | El empleador saliente; nadie más puede hacerlo por él |
Una consecuencia poco intuitiva del cuadro: omitir el aviso de salida también le cuesta dinero a la empresa, no solo al trabajador. Mientras la relación siga abierta en el sistema, la planilla sigue generando aportes por una persona que ya no trabaja ahí, y esos valores se pagan o se acumulan como mora. La salida en plazo es tan importante para la caja de la empresa como la entrada lo es para la cobertura del trabajador.
Cómo registrar el aviso de entrada y salida, paso a paso
- Ingrese al Sistema de Empleadores en el portal del IESS (www.iess.gob.ec) con su número patronal y clave de empleador.
- Elija el tipo de novedad: aviso de entrada (ingreso), aviso de salida (terminación) o modificación de datos (sueldo, cargo).
- Complete los datos del trabajador: cédula, fecha real del hecho (ingreso o salida) y, en la entrada, la remuneración sobre la que se aportará. La fecha declarada define desde cuándo corre la cobertura — declarar una fecha distinta a la real es la fuente clásica de glosas.
- Confirme y guarde el comprobante. El sistema genera la constancia de la novedad; consérvela en el expediente laboral del trabajador junto al contrato registrado en el SUT.
- Verifique la planilla del mes: toda novedad altera el cálculo de aportes; revise que la planilla siguiente refleje el cambio antes de pagarla.
Una gestión que no admite descuidos
Las novedades del IESS parecen un trámite menor, pero cada omisión o retraso se acumula como pasivo. Mantenerlas al día —entradas, salidas y cambios de sueldo registrados en plazo— es parte de una administración de nómina ordenada, no una tarea aislada que se hace cuando hay tiempo.
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¿Cuándo debo registrar el aviso de entrada de un trabajador?
Desde el primer día de labores. Afiliar tarde genera mora patronal y deja al trabajador sin cobertura durante ese período, lo que expone a la empresa a sanciones y a responsabilidad si ocurre un accidente.
¿Qué pasa si no registro un cambio de sueldo en el IESS?
El aporte se sigue calculando sobre una base que ya no corresponde a la remuneración real, lo que genera glosas y diferencias. Toda modificación de sueldo debe notificarse para que el aporte refleje el valor correcto.
¿Las novedades pendientes afectan otros trámites?
Sí. Las novedades sin registrar o con mora impiden emitir el certificado de cumplimiento de obligaciones patronales limpio, que suele pedirse en licitaciones y contratos con clientes corporativos.
¿Desde cuándo está cubierto un trabajador recién contratado?
Desde que se registra el aviso de entrada, que debe hacerse desde el primer día de labores. Si el aviso se registra tarde, el trabajador queda sin cobertura en ese lapso y la empresa asume la responsabilidad ante cualquier accidente.
¿Qué diferencia hay entre una novedad y el pago de la planilla?
La novedad informa un cambio (entrada, salida, sueldo); la planilla es la liquidación mensual de aportes. Si las novedades del mes no están registradas, la planilla se genera sobre datos incorrectos y produce diferencias.
¿Qué es el aviso de entrada al IESS?
El aviso de entrada al IESS es la novedad con la que el empleador afilia a un nuevo trabajador. La afiliación rige desde el primer día de labores y el Art. 73 de la Ley de Seguridad Social da hasta 15 días para registrar el aviso — aunque la práctica segura es hacerlo el mismo día del ingreso: mientras el aviso no esté registrado, un accidente en esos días se convierte en glosa por responsabilidad patronal. El aviso de entrada IESS activa la protección del Seguro General de Riesgos del Trabajo y habilita el pago de aportes.
¿Qué pasa si registro una novedad fuera de plazo?
El sistema la acepta, pero queda el rastro: la extemporaneidad genera responsabilidad patronal si en el período descubierto ocurrió un siniestro, produce diferencias de aportes con intereses y es una de las observaciones típicas en una fiscalización del IESS. Regularizar tarde siempre cuesta más que registrar a tiempo.
¿Cuál es el plazo para registrar el aviso de entrada en el IESS?
Quince días desde el inicio de labores, según el Art. 73 de la Ley de Seguridad Social, pero la afiliación rige desde el primer día de trabajo. Esa distinción es la clave: el plazo es para el trámite, no para la cobertura. Si ocurre un accidente antes de registrar el aviso, la prestación se otorga al trabajador y su costo se cobra al empleador por responsabilidad patronal.
¿Por qué el sistema no me deja hacer el aviso de entrada?
Las causas frecuentes son cinco: el trabajador figura todavía activo con un empleador anterior que no registró la salida; la empresa está en mora y el portal bloquea los trámites; la fecha de ingreso es anterior a la habilitación del empleador; el cargo o código sectorial no corresponde a la actividad registrada; o la sesión caducó y la novedad quedó a medias. La primera es la más común y solo la resuelve el empleador anterior.
¿Qué pasa si el empleador anterior no registró el aviso de salida?
El trabajador queda figurando como activo y su nuevo ingreso no se puede registrar. La vía es que el trabajador lo solicite formalmente a su exempleador y, si no responde, lo reporte al IESS. Mientras tanto, el nuevo empleador debe dejar constancia escrita de la gestión y registrar el aviso con la fecha real de ingreso apenas el sistema lo permita, no con la fecha en que se destrabó.
¿En qué plazo se registra el aviso de salida y qué pasa si se omite?
Dentro de los tres días posteriores a la terminación. Omitirlo tiene doble costo: el trabajador no puede cobrar la cesantía ni ser afiliado por otro empleador, y la empresa sigue generando aportes en planilla por alguien que ya no trabaja ahí, valores que terminan pagándose o acumulándose como mora con intereses.
Antes del aviso de entrada conviene pasar por el checklist de datos y plazos del aviso de entrada al IESS.
IESS novedades: cuáles existen y en qué módulo va cada una
«Novedad» es cualquier cambio en la situación del trabajador que el IESS debe conocer para que su historia laboral y su aporte reflejen la realidad. Todas se registran con la clave patronal, dentro del sistema de empleadores:
| Novedad | Cuándo se registra | Qué pasa si se omite |
|---|---|---|
| Aviso de entrada | Dentro de 15 días desde el primer día de labores | Responsabilidad patronal y multa; el trabajador queda sin cobertura |
| Aviso de salida | Dentro de 3 días desde la terminación | El siguiente empleador no puede darle el alta |
| Aviso de variación de sueldo | En el mes en que cambia la remuneración | Aporte subdeclarado y glosa retroactiva |
| Cambio de cargo o de código sectorial | Cuando cambia la ocupación efectiva | Base mínima de aporte incorrecta |
| Novedades de enfermedad, maternidad o accidente | Al presentarse el certificado | El subsidio no se acredita y lo asume la empresa |
Aviso de variación de sueldo en el IESS: cuándo y por qué se reporta
En el sistema aparece como aviso de variación de sueldo; en el uso corriente se lo llama aviso de nuevo sueldo. Son el mismo trámite: reportar al IESS que la remuneración del trabajador cambió.
El aviso de variación de sueldo se registra cada vez que cambia la remuneración del trabajador —aumento, ajuste al nuevo salario básico, cambio de cargo—, en el mismo mes en que el cambio surte efecto.
Omitirlo no ahorra nada: la planilla se emite sobre el sueldo antiguo, el aporte queda subdeclarado y la diferencia se liquida hacia atrás con intereses cuando el IESS cruza la información. El caso más común es enero: al subir el salario básico unificado, todos los trabajadores que ganaban el mínimo cambian de base y esa variación debe reportarse. El código sectorial que acompaña al cargo está explicado en tabla sectorial IESS 2026.
En la práctica, quien ejecuta estas novedades mes a mes es el asistente de talento humano, y el plazo del aviso de entrada es el que más se le escapa cuando el cargo está sobrecargado.
El orden empieza por la nómina
Las novedades del IESS son el reflejo de una nómina bien llevada. Si quiere mantener la afiliación de sus trabajadores siempre en regla, conozca nuestro servicio de administración de nómina, IESS y SUT, o escríbanos a info@tagline-soluciones.com.
¿Qué son las novedades del IESS?
Todo cambio en la situación del trabajador que el Instituto debe conocer para que su historia laboral y su aporte reflejen la realidad: aviso de entrada, aviso de salida, variación de sueldo, cambio de cargo y las novedades de enfermedad, maternidad o accidente. Se registran con la clave patronal en el sistema de empleadores.
¿En qué plazo se registran el aviso de entrada y el de salida en el IESS?
El aviso de entrada, dentro de los 15 días siguientes al primer día de labores (Art. 42, num. 31 del Código del Trabajo). El aviso de salida, dentro de los 3 días siguientes a la terminación. Sin el aviso de salida, el siguiente empleador no puede dar de alta al trabajador.