Notificación SUT "Su Establecimiento Supera los 10 Trabajadores": ¿Qué Hacer?

¿Le llegó la notificación del Ministerio del Trabajo?

Es una de las alertas automáticas más comunes en Ecuador: el sistema del Sistema Único de Trabajo (SUT) detecta que su nómina registrada ha superado el umbral de los 10 colaboradores y le envía un correo con el asunto: "Su establecimiento supera los 10 trabajadores - Obligaciones de Seguridad y Salud". A partir de ese momento, el reloj empieza a correr para su empresa.

Muchos empleadores o encargados de talento humano cometen el error de ignorar este mensaje o de pensar que con registrar al "delegado" es suficiente. Sin embargo, pasar del rango de microempresa (1-9 trabajadores) al rango de pequeña empresa (10-49 trabajadores) activa un conjunto completamente nuevo de obligaciones legales bajo el Decreto Ejecutivo 255 (2024) y el Acuerdo Ministerial MDT-2024-196. No cumplir a tiempo puede acarrear inspecciones y multas de hasta $9,640 USD.

¿Qué obligaciones se activan al superar los 10 trabajadores?

Bajo la normativa vigente en Ecuador, las obligaciones en seguridad y salud ocupacional están rigurosamente segmentadas por el tamaño de la nómina y el nivel de riesgo de la actividad económica. Al superar la barrera de los 10 trabajadores, su empresa entra en el régimen de 10 a 49 colaboradores. A continuación, detallamos las acciones y documentos obligatorios que debe registrar y gestionar:

1. Designación y Registro del Monitor de Seguridad e Higiene

A diferencia de las microempresas de 1 a 9 trabajadores donde se puede designar un Delegado de Seguridad (salvo que la actividad sea de alto riesgo), las empresas de 10 a 49 trabajadores deben contar obligatoriamente con un Monitor de Seguridad e Higiene del Trabajo debidamente calificado y registrado en el SUT. Este monitor es el encargado de liderar la prevención de riesgos y reportar periódicamente el estado de cumplimiento.

2. Reglamento de Higiene y Seguridad

Al tener 10 o más trabajadores, se vuelve obligatorio elaborar y registrar un Reglamento Interno de Higiene y Seguridad del Trabajo. Este documento debe estructurarse conforme a los formatos oficiales, ser aprobado por el Ministerio del Trabajo a través del SUT y ser renovado cada dos años. En el caso de microempresas (menos de 10), el reglamento se sustituye por un Plan Integral de Prevención de Riesgos.

3. Conformación del Organismo Paritario (Comité o Subcomité)

La conformación de organismos paritarios es obligatoria. Dependiendo del número exacto de colaboradores, deberá estructurar:

• De 10 a 49 trabajadores: Se debe elegir y registrar a un Delegado de Seguridad y Salud de los trabajadores, quien trabajará en conjunto con el Monitor.
• De 50 o más trabajadores: Se debe constituir un Comité Paritario de Seguridad y Salud, conformado por 3 representantes del empleador y 3 representantes de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.

4. Plan de Emergencia y Autoprotección

Deberá diseñar y registrar en la plataforma un Plan de Emergencia y Contingencia detallado, que incluya la identificación de amenazas naturales y antrópicas, mapas de evacuación, simulacros anuales y la conformación de brigadas de emergencia (Primeros Auxilios, Prevención de Incendios, Evacuación y Rescate).

5. Programas de Prevención Obligatorios

Toda empresa con 10 o más trabajadores debe implementar y documentar anualmente:

• Programa de Prevención de Riesgos Psicosociales: Aplicando el cuestionario oficial de 58 ítems del MDT (según el AM MDT-2017-0082) y definiendo medidas correctivas.
• Programa de Prevención Integral del Uso y Consumo de Drogas en Espacios Laborales: Con charlas de sensibilización y políticas internas de cero tolerancia.
• Protocolo de Prevención del Acoso Laboral y Violencia (PEDVAL): Para garantizar espacios libres de discriminación.

Guía de Acción: Paso a Paso ante la Notificación SUT

Si ya recibió la notificación, no se alarme pero actúe con celeridad. Los pasos que debe seguir son los siguientes:

Paso 1: Realizar un Diagnóstico de Cumplimiento Express

Revise qué documentación física y digital tiene realmente su empresa. ¿Tiene los contratos de trabajo al día? ¿Cuenta con una matriz de identificación de riesgos (IPER) levantada por un técnico? ¿Los colaboradores cuentan con exámenes médicos preocupacionales y periódicos? Esto le permitirá identificar la brecha real antes de subir datos a la plataforma.

Paso 2: Designar formalmente al Monitor y al Delegado

Debe seleccionar a un profesional calificado en SST para que actúe como su Monitor de Seguridad e Higiene. Paralelamente, los trabajadores deben realizar la votación interna para elegir a su Delegado de los Trabajadores. Ambos nombramientos se firman en físico y se suben al SUT para obtener la "Aceptación Expresa" del sistema.

Paso 3: Elaborar y Cargar el Reglamento Interno

Redacte el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad basándose en las particularidades de sus centros de trabajo y riesgos específicos. El reglamento debe cargarse en formato digital a través de la plataforma SUT para su revisión y aprobación automatizada mediante la firma electrónica del representante legal y el Monitor técnico.

Paso 4: Implementar la Vigilancia de la Salud

Establezca contacto con un servicio de medicina ocupacional. El médico de su empresa (o externo) deberá estructurar los profesiogramas por puesto y coordinar los exámenes médicos ocupacionales periódicos. Es obligatorio mantener archivadas las Fichas Médicas Ocupacionales (FEMO) de todo el personal.

Evite Multas y Cierre de Establecimientos

El incumplimiento de estas obligaciones no solo se traduce en multas monetarias que van desde $200 USD por trabajador hasta los $9,640 USD (20 SBU) por infracción grave. En caso de accidentes graves o enfermedades profesionales no reportadas y donde la empresa carezca de un Reglamento de Higiene aprobado, el IESS puede declarar la Responsabilidad Patronal, cobrando al empleador el costo total de las pensiones, tratamientos médicos y subsidios de por vida del trabajador accidentado.

En Tagline entendemos el dolor de cabeza que representa recibir esta notificación y enfrentarse a la burocracia del SUT. Contamos con técnicos de seguridad y médicos ocupacionales listos para levantar toda su documentación, conformar sus brigadas, redactar su reglamento y registrar todo en el SUT en tiempo récord.