Décimos en el SUT: cómo registrar el décimo tercero y el décimo cuarto sueldo en el Ministerio del Trabajo

Esta guía forma parte de la Guía completa de sut y ministerio del trabajo en Ecuador 2026.

Cada agosto, cada marzo y cada diciembre se repite la misma búsqueda en las empresas ecuatorianas: «SUT décimos». No es la pregunta de cuánto se paga —eso ya lo resolvió nómina— sino la del trámite que viene después: dónde y hasta cuándo se registra ese pago ante el Ministerio del Trabajo. Esta guía responde exactamente eso, con la norma que lo regula en la mano: el Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, Normas generales aplicables al control de las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección (Registro Oficial, Primer Suplemento 447, 29 de noviembre de 2023), reformado por el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053 (Registro Oficial, Cuarto Suplemento 39, 15 de mayo de 2025).

El registro de décimos es uno de los módulos del sistema: esta guía forma parte de la guía del SUT del Ministerio del Trabajo. Los importes que se registran se calculan en décimo tercer sueldo y décimo cuarto sueldo.

Pagar y registrar son dos obligaciones distintas

El Código del Trabajo obliga al empleador a pagar la decimotercera remuneración (Art. 111) y la decimocuarta remuneración (Art. 113). El Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 añade una segunda obligación, separada de la primera: registrar ese pago en la plataforma del Ministerio, dentro de un cronograma por noveno dígito del RUC o cédula (Art. 11).

La consecuencia práctica es la que sorprende a muchas empresas en una inspección: haber pagado a tiempo no exime de la multa por no haber registrado. El Art. 36 sanciona el no registro y el registro tardío del formulario como infracciones propias, y el Art. 39 añade que pagar la multa no exime de cumplir la obligación. Son dos filas distintas en el semáforo de cumplimiento del SUT del Ministerio del Trabajo, igual que ocurre con el registro de contratos o el acta de finiquito.

¿Quién está obligado a registrar los décimos en el SUT?

El Acuerdo es de obligatoria aplicación para todos los empleadores y trabajadores del sector público y del sector privado sujetos al Código del Trabajo (Art. 2). Dentro del capítulo de décimos hay dos reglas particulares:

• Servicio doméstico: sus empleadores cumplen las mismas obligaciones del capítulo, con las mismas reglas de cálculo y fecha de pago (Art. 12, sustituido por el AM MDT-2025-053).
• Artesanos calificados: los operarios y aprendices de artesanos quedan excluidos de estas remuneraciones (Art. 115 del Código del Trabajo) y de la obligación de registro. Por el personal con ocupaciones administrativas, el empleador con calificación artesanal sí registra, conforme al cronograma del Art. 11 (Art. 12.1, agregado por el AM MDT-2025-053).

El Art. 113 del Código del Trabajo dispone además que la decimocuarta remuneración se pague también a los jubilados por sus empleadores, un rubro que debe constar en el calendario de quien paga jubilación patronal.

Plazos: fecha de pago y fecha de registro no coinciden

Conviene separar tres fechas para cada décimo, porque el sistema las valida por separado.

El cronograma de registro está en el propio Acuerdo: el Art. 11 asigna a cada grupo de noveno dígito una ventana de un mes que se abre después de la fecha límite de pago. Anote la que corresponde al noveno dígito del RUC o cédula de la empresa: registrar después del último día de esa ventana es un registro tardío (Art. 36). El Ministerio puede ampliar un plazo mediante acuerdo, como hizo en 2026 con el registro de utilidades (AM MDT-2026-0155), de modo que conviene confirmar la fecha en el SUT antes de cada cierre.

Pago mensual y pago acumulado

La regla del Código del Trabajo es el pago mensual de los décimos (Arts. 111 y 113). El trabajador que prefiera recibirlos acumulados debe pedirlo por escrito durante los primeros quince días de enero de cada año, y quien quiera cambiar de modalidad —de acumulado a mensual o al revés— lo pide por escrito hasta el 15 de enero (Art. 9). En una vinculación nueva, el trabajador manifiesta por escrito la modalidad de pago hasta quince días después de iniciar labores (Art. 9). Cuando el pago es mensual, el rol debe desglosar el rubro como «pago mensual de la decimotercera remuneración» o «pago mensual de la decimocuarta remuneración» (Disposición General Quinta). Sea cual sea la modalidad, el registro en el SUT se hace en el cronograma del Art. 11: lo que cambia es si se declara un pago acumulado o la suma de los pagos mensuales del período.

Cómo registrar los décimos en el SUT, paso a paso

1. Ingrese al SUT en sut.trabajo.gob.ec con el usuario y la clave del empleador (RUC o cédula). Si no recuerda la clave, el acceso se recupera desde la misma pantalla; si la empresa nunca se registró, primero debe crear el usuario empleador y tener los contratos cargados, porque el sistema cruza los décimos contra la nómina registrada.
2. Abra el módulo de Salarios en Línea: opción «Sistema para personas jurídicas y naturales» y luego «Salarios en Línea». Ahí aparecen los formularios de Décima Tercera Remuneración y Décima Cuarta Remuneración, cada uno con su período.
3. Cargue la información: manualmente, trabajador por trabajador, o mediante el archivo plano (CSV) que el propio sistema permite descargar como plantilla. Para cada persona se declara el valor pagado y, cuando aplica, los meses del período; el sistema valida contra los sueldos de los contratos registrados.
4. Revise las inconsistencias que marque el sistema antes de enviar: trabajadores sin contrato registrado, salidas sin finiquito, valores por debajo de lo esperado según el sueldo declarado.
5. Envíe y guarde el comprobante. El acuse de registro es la prueba ante una inspección; los documentos originales registrados y los comprobantes de pago (transferencias o roles firmados) los conserva el empleador para presentarlos a la autoridad de control cuando los requiera (Art. 6, sustituido por el AM MDT-2025-053).

Servicio doméstico: registro impreso y firmado

El Art. 12 (sustituido por el AM MDT-2025-053) fija la regla para los empleadores del servicio doméstico: el registro se realiza en el sistema que dispone el Ministerio del Trabajo, el formulario se imprime, lo firman el empleador y el trabajador como evidencia del pago y el empleador lo conserva bajo su custodia. En ese caso el documento firmado no es un respaldo opcional: es parte del registro.

Sanciones por no registrar o registrar tarde

El Art. 36 del Acuerdo trata el registro de décimos como una infracción especial con valor fijo en dólares:

El cuadro no expresa esta multa por trabajador: la infracción es no registrar el formulario, o registrarlo tarde. Cuando lo que falta es el pago, y no solo el registro, el Art. 35 sanciona como infracción muy grave incumplir el Art. 42 numeral 1 del Código del Trabajo —pagar las cantidades que correspondan al trabajador—, con multa de 4,17 a 20 salarios básicos unificados según el número de trabajadores del empleador.

Tres reglas completan el cuadro. Las multas acumuladas a un mismo empleador no pueden sobrepasar en conjunto 20 SBU (Art. 37). La reincidencia —la misma infracción en dos procesos de inspección distintos, con al menos treinta días y máximo un año calendario entre ellos— puede elevar la sanción hasta el duplo (Art. 38). Y pagar la multa no exime de cumplir la obligación (Art. 39): si el empleador no paga la sanción en el término de diez días desde la notificación de la resolución, el Ministerio la cobra por la vía coactiva (Art. 33).

Para dimensionar el riesgo junto con el resto de obligaciones —contratos, finiquitos, utilidades, reglamento interno— vea el detalle de las multas del MDT por incumplimiento laboral.

Errores frecuentes en el registro de décimos

• Dar por cerrado el trámite con el pago. Es el error más caro: la fila de décimos del semáforo del SUT sigue en rojo aunque los trabajadores hayan cobrado.
• Registrar con la nómina desactualizada. Si hay ingresos sin contrato subido o salidas sin finiquito registrado, el sistema rechaza o marca la carga. Actualice primero los avisos del IESS y los contratos del SUT.
• Confundir el período de cálculo con el año calendario. El décimo tercero corre de diciembre a noviembre; el décimo cuarto, de agosto a julio en Sierra y de marzo a febrero en Costa (Art. 10). Declarar por año calendario produce valores que no cuadran con la validación.
• Olvidar a quien ya salió. Quien sale antes de la fecha de pago recibe la parte proporcional de la decimocuarta al momento del retiro o separación (Art. 113 del Código del Trabajo). Revise que los proporcionales de ambos décimos consten en la liquidación.
• Confiar en la memoria para las fechas. Las ventanas del Art. 11 son distintas para cada décimo y para cada grupo de noveno dígito. Tome la fecha del Acuerdo y confírmela en el SUT, no del recuerdo del año anterior.

Preguntas frecuentes sobre el registro de décimos en el SUT

¿Cuál es el plazo para registrar el décimo cuarto sueldo en el SUT?

Lo fija el Art. 11 del Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 por noveno dígito del RUC o cédula. Costa e Insular: del 20 de marzo al 20 de abril (dígitos 1 a 5) y del 21 de abril al 21 de mayo (dígitos 6 a 0). Sierra y Amazonía: del 20 de agosto al 20 de septiembre (dígitos 1 a 5) y del 21 de septiembre al 21 de octubre (dígitos 6 a 0).

¿Y el décimo tercero?

Se paga hasta el 24 de diciembre y se registra del 5 de enero al 5 de febrero (dígitos 1 a 5) o del 6 de febrero al 6 de marzo (dígitos 6 a 0), según el Art. 11. Cuando el trabajador cobra el décimo tercero mensualizado, el empleador registra igualmente el total pagado en el período de diciembre a noviembre.

¿Cuánto es la multa por no registrar los décimos?

USD 200 por no registrar el formulario de la décima tercera o de la décima cuarta remuneración, y USD 100 por registrarlo tarde (AM MDT-2023-140, Art. 36). Las multas acumuladas a un mismo empleador no pueden sobrepasar en conjunto 20 SBU (Art. 37) y la reincidencia puede elevar la sanción hasta el duplo (Art. 38).

¿El artesano calificado debe registrar los décimos?

Por sus operarios y aprendices, no: están excluidos de estas remuneraciones (Art. 115 del Código del Trabajo) y de la obligación de registro. Por su personal con ocupaciones administrativas, sí: en el cronograma del Art. 11 y con el formulario impreso y firmado por el empleador y el trabajador (Art. 12.1 del AM MDT-2023-140, agregado por el AM MDT-2025-053).

¿Cómo se registran los décimos del servicio doméstico?

En el sistema que dispone el Ministerio del Trabajo; el formulario se imprime, lo firman el empleador y el trabajador como evidencia del pago y el empleador lo conserva bajo su custodia (Art. 12, sustituido por el AM MDT-2025-053).

La legalización de los décimos es uno de los diez trámites del empleador ante el Ministerio; el mapa completo, con su sistema y su plazo, está en trámites del Ministerio del Trabajo para el empleador.

Cierre de décimos sin sobresaltos

El registro de décimos es un trámite corto cuando la nómina está en orden y se convierte en un problema cuando no lo está. Si su empresa gestiona varias regiones, alta rotación o jubilados patronales, un servicio de administración de nómina, IESS y SUT lleva el calendario de pago y de registro por usted, con el respaldo documental que una inspección del Ministerio del Trabajo va a pedir.