Cada agosto, cada marzo y cada diciembre se repite la misma búsqueda en las empresas ecuatorianas: «SUT décimos». No es la pregunta de cuánto se paga —eso ya lo resolvió nómina— sino la del trámite que viene después: dónde y hasta cuándo se registra ese pago ante el Ministerio del Trabajo. Esta guía responde exactamente eso, con la norma que lo regula en la mano: el Acuerdo Ministerial MDT-2019-199, Instructivo para el pago y registro de la decimotercera y decimocuarta remuneración (Suplemento del Registro Oficial 11, 5 de agosto de 2019, con fe de erratas en el Segundo Suplemento del R.O. 26, 27 de agosto de 2019).
Respuesta rápida
- Qué se registra: el pago de la decimotercera y de la decimocuarta remuneración de todos los trabajadores, en el Sistema de Salarios en Línea del SUT (Art. 6 del AM MDT-2019-199).
- Cuándo: según el noveno dígito del RUC o cédula, en las fechas del cronograma que el Ministerio del Trabajo publica cada año en trabajo.gob.ec, después de la fecha límite de pago.
- Fechas límite de pago: décimo tercero hasta el 24 de diciembre; décimo cuarto hasta el 15 de marzo en Costa e Insular y el 15 de agosto en Sierra y Amazonía.
- Si no se registra: el incumplimiento se parametriza en el sistema por número de trabajadores y días de retraso y se sanciona conforme a los Arts. 628 y 629 del Código del Trabajo (Art. 8 del Instructivo).
Pagar y registrar son dos obligaciones distintas
El Código del Trabajo obliga al empleador a pagar la decimotercera remuneración (Art. 111) y la decimocuarta remuneración (Art. 113). El Instructivo del Ministerio del Trabajo añade una segunda obligación, separada de la primera: registrar ese pago en la plataforma del Ministerio. Su Art. 1 lo dice con todas las letras: el Acuerdo regula el pago «así como también, el registro ante el Ministerio del Trabajo, ente que se encargará del control y sanciones».
La consecuencia práctica es la que sorprende a muchas empresas en una inspección: haber pagado a tiempo no exime de la multa por no haber registrado. Son dos filas distintas en el semáforo de cumplimiento del SUT del Ministerio del Trabajo, igual que ocurre con el registro de contratos o el acta de finiquito.
¿Quién está obligado a registrar los décimos en el SUT?
El Art. 2 del Instructivo fija el ámbito con dos literales:
- Todos los empleadores con personal en relación de dependencia: personas naturales o jurídicas, obligadas o no a llevar contabilidad, incluidas sociedades de hecho, sucesiones indivisas y patrimonios autónomos.
- Artesanos calificados: se rigen por el Art. 115 del Código del Trabajo, de modo que la falta de registro de sus operarios y aprendices no genera multa. Su personal administrativo, en cambio, sí entra en el cronograma y en las sanciones.
La Disposición General Séptima extiende la obligación a los jubilados patronales: el empleador que paga la jubilación patronal también debe registrar los décimos que les corresponden.
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Conversar por WhatsAppPlazos: fecha de pago y fecha de registro no coinciden
Conviene separar tres fechas para cada décimo, porque el sistema las valida por separado.
| Concepto | Décimo tercero | Décimo cuarto Sierra y Amazonía | Décimo cuarto Costa e Insular |
|---|---|---|---|
| Período de cálculo (Art. 5) | 1 de diciembre al 30 de noviembre | 1 de agosto al 31 de julio | 1 de marzo al último día de febrero |
| Pago acumulado hasta (Art. 4) | 24 de diciembre | 15 de agosto | 15 de marzo |
| Registro en el SUT (Art. 6) | Según el noveno dígito del RUC o cédula, en el cronograma que publica el Ministerio del Trabajo en trabajo.gob.ec tras cada fecha límite de pago | ||
El cronograma de registro no está en el Acuerdo: el Art. 6 delega al Ministerio la definición y publicación anual de las fechas. Por eso la práctica correcta es revisar el aviso en trabajo.gob.ec y en el propio SUT en cuanto se cierra la fecha de pago, y anotar el día que corresponde al noveno dígito de la empresa. Registrar antes de que abra el cronograma no es posible; registrar después del día asignado ya cuenta como retraso.
Pago mensual y pago acumulado
Desde 2015 la regla general es el pago mensualizado de los décimos (Art. 3). El trabajador que prefiera recibirlos acumulados debe pedirlo por escrito durante los primeros quince días de enero; la solicitud vale para los años siguientes sin renovarla, y el cambio de modalidad solo puede pedirse en esa misma ventana de enero (Art. 4). Quien ingresa a la empresa tiene quince días desde el inicio de la relación laboral para presentar la solicitud (Disposición General Sexta). Sea cual sea la modalidad, el registro en el SUT se hace en el cronograma anual: lo que cambia es si se declara un pago acumulado o la suma de los pagos mensuales del período.
Cómo registrar los décimos en el SUT, paso a paso
- Ingrese al SUT en sut.trabajo.gob.ec con el usuario y la clave del empleador (RUC o cédula). Si no recuerda la clave, el acceso se recupera desde la misma pantalla; si la empresa nunca se registró, primero debe crear el usuario empleador y tener los contratos cargados, porque el sistema cruza los décimos contra la nómina registrada.
- Abra el módulo de Salarios en Línea: opción «Sistema para personas jurídicas y naturales» y luego «Salarios en Línea». Ahí aparecen los formularios de Décima Tercera Remuneración y Décima Cuarta Remuneración, cada uno con su período.
- Cargue la información: manualmente, trabajador por trabajador, o mediante el archivo plano (CSV) que el propio sistema permite descargar como plantilla. Para cada persona se declara el valor pagado y, cuando aplica, los meses del período; el sistema valida contra los sueldos de los contratos registrados.
- Revise las inconsistencias que marque el sistema antes de enviar: trabajadores sin contrato registrado, salidas sin finiquito, valores por debajo de lo esperado según el sueldo declarado.
- Envíe y guarde el comprobante. El acuse de registro es la prueba ante una inspección; los comprobantes de pago (transferencias o roles firmados) deben conservarse en el archivo laboral, aunque el sistema no los pida en la carga.
Servicio doméstico: registro impreso y firmado
El segundo inciso del Art. 6 fija un procedimiento propio para los empleadores de trabajadoras remuneradas del hogar: el registro se hace en el módulo de servicio doméstico del mismo sistema, se imprime y debe constar con las firmas del patrono y de la persona trabajadora como evidencia del pago. En ese caso el documento firmado no es un respaldo opcional: es parte del registro.
Sanciones por no registrar o registrar tarde
El Art. 8 del Instructivo establece que el incumplimiento del registro «será parametrizado en el Sistema de Salarios en Línea en base al número de trabajadores y al tiempo de registro en relación al cronograma». En otras palabras, la multa no es fija: crece con la cantidad de trabajadores no registrados y con los días de retraso respecto a la fecha asignada por el noveno dígito.
La base legal de la sanción son los Arts. 628 y 629 del Código del Trabajo. El Art. 628 faculta al Director Regional del Trabajo a imponer multas de hasta doscientos dólares cuando la infracción no tiene sanción especial, y a jueces e inspectores hasta cincuenta; el Mandato Constituyente 8 (Art. 7) elevó ese rango, a falta de sanción especial, a entre tres y veinte salarios básicos unificados. El Art. 629 cierra la vía: la multa impuesta por la Dirección Regional no admite recurso; solo la impuesta por otra autoridad se puede apelar ante el Director Regional.
Dos advertencias más del mismo Art. 8: el empleador responde por la veracidad de lo declarado (una declaración falsa se sanciona conforme a la ley), y cuando lo que falta es el pago, no solo el registro, el Ministerio puede iniciar un procedimiento coactivo para cobrarlo.
Para dimensionar el riesgo junto con el resto de obligaciones —contratos, finiquitos, utilidades, reglamento interno— vea el detalle de las multas del MDT por incumplimiento laboral.
Errores frecuentes en el registro de décimos
- Dar por cerrado el trámite con el pago. Es el error más caro: la fila de décimos del semáforo del SUT sigue en rojo aunque los trabajadores hayan cobrado.
- Registrar con la nómina desactualizada. Si hay ingresos sin contrato subido o salidas sin finiquito registrado, el sistema rechaza o marca la carga. Actualice primero los avisos del IESS y los contratos del SUT.
- Confundir el período de cálculo con el año calendario. El décimo tercero corre de diciembre a noviembre; el décimo cuarto, de agosto a julio en Sierra y de marzo a febrero en Costa (Art. 5). Declarar por año calendario produce valores que no cuadran con la validación.
- Olvidar a quien ya salió. Los ex trabajadores tienen derecho a la parte proporcional (Art. 1 habla de «trabajadoras y ex trabajadoras»), y ese pago también se registra.
- Esperar «el cronograma de siempre». Las fechas cambian cada año; se toman del aviso oficial vigente, no del calendario del año anterior.
Preguntas frecuentes sobre el registro de décimos en el SUT
¿Cuál es el plazo para registrar el décimo cuarto sueldo en el SUT?
El que fije el cronograma anual del Ministerio del Trabajo según el noveno dígito del RUC o cédula, publicado en trabajo.gob.ec después del 15 de marzo (Costa e Insular) o del 15 de agosto (Sierra y Amazonía). El Acuerdo MDT-2019-199 no fija una fecha única: delega la publicación al Ministerio (Art. 6).
¿Y el décimo tercero?
Se paga hasta el 24 de diciembre y se registra en el cronograma por noveno dígito que el Ministerio publica para el inicio del año siguiente. Cuando el trabajador cobra el décimo tercero mensualizado, el empleador registra igualmente el total pagado en el período de diciembre a noviembre.
¿Cuánto es la multa por no registrar los décimos?
No hay un valor único: el sistema la parametriza por número de trabajadores y tiempo de retraso (Art. 8) dentro del marco de los Arts. 628 y 629 del Código del Trabajo y del Mandato Constituyente 8. Además, si el pago no se hizo, el Ministerio puede cobrarlo por coactiva.
¿El artesano calificado debe registrar los décimos?
Por sus operarios y aprendices no genera multa (Art. 115 del Código del Trabajo y Art. 2 literal b del Instructivo); por su personal administrativo, sí, con el mismo cronograma y sanciones que cualquier empleador.
¿Cómo se registran los décimos del servicio doméstico?
En el módulo de servicio doméstico de Salarios en Línea; el registro se imprime y se firma por el patrono y la trabajadora como evidencia del pago (Art. 6, segundo inciso).
Cierre de décimos sin sobresaltos
El registro de décimos es un trámite corto cuando la nómina está en orden y se convierte en un problema cuando no lo está. Si su empresa gestiona varias regiones, alta rotación o jubilados patronales, un servicio de administración de nómina, IESS y SUT lleva el calendario de pago y de registro por usted, con el respaldo documental que una inspección del Ministerio del Trabajo va a pedir.