Acción correctiva

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Tres palabras se usan como sinónimos y no lo son. La corrección arregla lo que pasó: se retira el lote, se rehace la factura, se limpia el derrame. La acción correctiva elimina la causa para que no se repita. La acción preventiva actúa sobre una situación potencial que aún no ha ocurrido —en el enfoque actual de los sistemas de gestión esa función la cumple el pensamiento basado en riesgos, con herramientas como el AMEF—. Un plan que solo contiene correcciones garantiza que el mismo hallazgo aparecerá en la siguiente auditoría.

El patrón que más se repite en auditorías internas en el país es la acción correctiva escrita como «se capacitó al personal» o «se reforzó el control». Ninguna de las dos elimina una causa: la primera asume que la causa era el desconocimiento sin haberlo demostrado, y la segunda no describe ningún cambio verificable. Si el análisis de causa —con 5 porqués o diagrama de Ishikawa— termina en una persona, faltan preguntas.

Una acción correctiva completa tiene seis elementos y todos son auditables: la no conformidad descrita con evidencia objetiva; la corrección aplicada al efecto inmediato; el análisis de causa registrado; la acción definida sobre esa causa; el responsable y la fecha; y la verificación de eficacia en un plazo determinado, con el criterio de éxito declarado desde el inicio. Cerrar la acción el mismo día en que se ejecuta es un error frecuente: la eficacia solo puede evaluarse después, con datos del período siguiente.

Vale la pena señalar que el término se usa también fuera de calidad. En el ámbito laboral, «medida correctiva» suele referirse a una sanción disciplinaria, que se rige por el reglamento interno de trabajo y el Código del Trabajo. Son conceptos distintos y no conviene mezclarlos en el mismo documento.

El patrón que más se repite en auditorías internas en el país es la acción correctiva escrita como «se capacitó al personal» o «se reforzó el control». Ninguna de las dos elimina una causa: la primera asume que la causa era el desconocimiento sin haberlo demostrado, y la segunda no describe ningún cambio verificable.

Hallazgo de auditoría interna: tres registros de temperatura de cámara fría del mes anterior están en blanco.

• Corrección: se verifica el producto almacenado en esas fechas y se libera con base en el registro del datalogger de respaldo.
• Análisis de causa: el registro es manual, se llena al final del turno y en los tres días faltantes el turno cerró con una sola persona por ausencia; no existe una regla de qué hacer en ese escenario.
• Acción correctiva: se automatiza el registro con el datalogger existente como fuente primaria y se define en el procedimiento que el registro manual pasa a ser verificación semanal, con responsable nombrado y respaldo asignado en caso de ausencia.
• Verificación de eficacia: a noventa días se revisan los registros del período; el criterio de éxito, declarado desde el inicio, es cero ausencias de registro. Si aparece una, la acción no fue eficaz y el análisis se reabre.