Una acción correctiva es la medida que elimina la causa de una no conformidad ya ocurrida para que no vuelva a repetirse. Se distingue de la corrección, que solo elimina el efecto inmediato, y exige análisis de causa, responsable, plazo y verificación posterior de su eficacia.
En la práctica ecuatoriana
Tres palabras se usan como sinónimos y no lo son. La corrección arregla lo que pasó: se retira el lote, se rehace la factura, se limpia el derrame. La acción correctiva elimina la causa para que no se repita. La acción preventiva actúa sobre una situación potencial que aún no ha ocurrido —en el enfoque actual de los sistemas de gestión esa función la cumple el pensamiento basado en riesgos, con herramientas como el AMEF—. Un plan que solo contiene correcciones garantiza que el mismo hallazgo aparecerá en la siguiente auditoría.
El patrón que más se repite en auditorías internas en el país es la acción correctiva escrita como «se capacitó al personal» o «se reforzó el control». Ninguna de las dos elimina una causa: la primera asume que la causa era el desconocimiento sin haberlo demostrado, y la segunda no describe ningún cambio verificable. Si el análisis de causa —con 5 porqués o diagrama de Ishikawa— termina en una persona, faltan preguntas.
Una acción correctiva completa tiene seis elementos y todos son auditables: la no conformidad descrita con evidencia objetiva; la corrección aplicada al efecto inmediato; el análisis de causa registrado; la acción definida sobre esa causa; el responsable y la fecha; y la verificación de eficacia en un plazo determinado, con el criterio de éxito declarado desde el inicio. Cerrar la acción el mismo día en que se ejecuta es un error frecuente: la eficacia solo puede evaluarse después, con datos del período siguiente.
Vale la pena señalar que el término se usa también fuera de calidad. En el ámbito laboral, «medida correctiva» suele referirse a una sanción disciplinaria, que se rige por el reglamento interno de trabajo y el Código del Trabajo. Son conceptos distintos y no conviene mezclarlos en el mismo documento.
Ejemplo
Hallazgo de auditoría interna: tres registros de temperatura de cámara fría del mes anterior están en blanco.
- Corrección: se verifica el producto almacenado en esas fechas y se libera con base en el registro del datalogger de respaldo.
- Análisis de causa: el registro es manual, se llena al final del turno y en los tres días faltantes el turno cerró con una sola persona por ausencia; no existe una regla de qué hacer en ese escenario.
- Acción correctiva: se automatiza el registro con el datalogger existente como fuente primaria y se define en el procedimiento que el registro manual pasa a ser verificación semanal, con responsable nombrado y respaldo asignado en caso de ausencia.
- Verificación de eficacia: a noventa días se revisan los registros del período; el criterio de éxito, declarado desde el inicio, es cero ausencias de registro. Si aparece una, la acción no fue eficaz y el análisis se reabre.
Términos relacionados
- No conformidadUna no conformidad es el incumplimiento de un requisito: de la norma aplicable, de un documento propio de la organización, de un requisito legal o de lo pactado con el cliente.
- 5 porquésLos 5 porqués son una técnica de análisis de causa raíz que consiste en preguntar «por qué» de forma encadenada sobre un problema concreto, usando la respuesta anterior como nuevo punto de partida, hasta llegar a una causa sobre la que sí se puede actuar.
- Diagrama de IshikawaEl diagrama de Ishikawa es una herramienta gráfica que organiza las causas posibles de un problema agrupándolas por familias, para que el equipo discuta el origen y no el síntoma.
- Política de calidadLa política de calidad es la declaración formal con la que la alta dirección fija la intención y la dirección de la organización respecto de la calidad.
- Ciclo PHVAEl ciclo PHVA —planificar, hacer, verificar, actuar; PDCA en inglés— es el método iterativo de mejora continua popularizado por W. Edwards Deming.
- AMEFEl AMEF —análisis de modo y efecto de falla— es una técnica preventiva que identifica, para cada etapa de un producto o proceso, cómo podría fallar, qué consecuencia tendría esa falla y con qué probabilidad se detectaría, para priorizar acciones antes de que el fallo ocurra.
¿Cuál es la diferencia entre corrección y acción correctiva?
La corrección elimina el efecto inmediato del problema —retirar el producto, rehacer el documento—. La acción correctiva elimina la causa para que el problema no vuelva a ocurrir. Un plan que solo contiene correcciones garantiza la reincidencia del hallazgo.
¿Cómo se hace una acción correctiva?
Se describe la no conformidad con evidencia, se aplica la corrección al efecto inmediato, se analiza la causa con una técnica registrable, se define la acción sobre esa causa con responsable y fecha, y se verifica su eficacia a plazo con un criterio de éxito declarado desde el inicio.
¿Cuándo se toma una acción correctiva?
Cuando ha ocurrido una no conformidad y su repetición tendría consecuencias que la organización no está dispuesta a asumir. No toda no conformidad exige acción correctiva: la decisión se toma evaluando la consecuencia y la probabilidad de que vuelva a presentarse, y esa evaluación también se registra.