El FEMO (Formulario de Evaluación Médica Ocupacional) es el documento oficial —la ficha médica ocupacional del trabajador— que el Ministerio del Trabajo (MDT) y el Ministerio de Salud Pública (MSP) exigen para cada examen médico laboral. Sin el FEMO correctamente diligenciado, sus exámenes ocupacionales no tienen validez legal. En una inspección del MDT, la primera pregunta del auditor no será si su empresa realizó los exámenes, sino si cuenta con los FEMO debidamente firmados y archivados. Este documento es el eje operativo de la salud ocupacional en Ecuador y su correcta gestión es ineludible para toda empresa sujeta al Decreto Ejecutivo 255.
En 2026, con la plena implementación del Decreto Ejecutivo 255, el FEMO es un requisito ineludible. Esta guía detalla qué es, cómo llenarlo sección por sección, quién debe firmarlo y qué errores pueden invalidarlo por completo. Si lo que necesita es contratar la toma, la página del servicio es exámenes ocupacionales (EMO).
¿Qué es el FEMO?
El FEMO —Formulario de Evaluación Médica Ocupacional— es el instrumento usado para registrar los resultados de cada examen médico laboral realizado a los trabajadores en Ecuador. Con el nuevo Reglamento SISAT, su gestión debe alinearse con la vigilancia de salud, el expediente confidencial y el Certificado de Salud en el Trabajo, que no debe incluir diagnósticos específicos.
El FEMO no es un simple formato para llenar: es un documento médico-legal que acredita que la empresa ha cumplido con su obligación de vigilar la salud de sus trabajadores. Cada FEMO debe ser conservado durante al menos 20 años, junto con la historia clínica ocupacional del trabajador.
En el uso diario se le llama de varias maneras —ficha ocupacional, fichas médicas ocupacionales, fichas ocupacionales del MSP o historia clínica ocupacional— y todas apuntan al mismo documento: el formato con el que el médico ocupacional registra cada evaluación. El plural es el que suele usar el auditor, porque lo que revisa no es una ficha suelta sino el conjunto de las de toda la nómina, con sus fechas y sus firmas.
Base legal del FEMO
El FEMO tiene sustento en la siguiente normativa:
- Reglamento del Sistema de Salud en el Trabajo (SISAT), del MSP: Regula las evaluaciones ocupacionales, el expediente de salud, los certificados, la confidencialidad y la gestión de la información de salud en el trabajo.
- Decreto Ejecutivo 255: Obliga a los empleadores a realizar exámenes médicos ocupacionales como parte de la vigilancia de la salud y a conservar los registros.
- Código del Trabajo (Capítulo de riesgos del trabajo, Art. 410 y siguientes): Establece la responsabilidad patronal en materia de prevención de riesgos y salud ocupacional.
- Decisión 584 de la Comunidad Andina: Marco regional que exige la vigilancia de la salud de los trabajadores.
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Conversar por WhatsApp¿Cuándo se debe llenar el FEMO?
El FEMO debe ser diligenciado en cada uno de los siguientes momentos ocupacionales:
- Examen de ingreso (pre-empleo): Antes de que el trabajador inicie sus labores. Determina la aptitud para el puesto y establece la línea base de salud del trabajador.
- Examen periódico: Según la periodicidad definida en el profesiograma del puesto (anual, bianual o según criterio médico). Monitorea si la salud del trabajador se ha deteriorado por la exposición a riesgos laborales.
- Examen de reintegro: Cuando el trabajador retorna tras una ausencia prolongada por enfermedad o accidente (propio o laboral). Verifica que esté en condiciones de retomar sus funciones sin riesgo.
- Examen de retiro: Al finalizar la relación laboral. Registra el estado de salud del trabajador al momento de su salida y protege legalmente al empleador frente a reclamos posteriores. Estas tres modalidades se contratan juntas como exámenes periódicos, de reintegro y de retiro.
Estructura del FEMO: sección por sección
El FEMO se compone de las siguientes secciones, cada una con un propósito específico:
1. Datos del trabajador
Nombres completos, número de cédula, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, dirección domiciliaria, teléfono de contacto. Esta sección identifica inequívocamente al trabajador evaluado. Verifique que el número de cédula coincida con el registrado en el IESS y en la planilla de aportes.
2. Datos de la empresa
Razón social, RUC, dirección del centro de trabajo, actividad económica (CIIU), número total de trabajadores. El CIIU es crítico porque determina el nivel de riesgo de la empresa y, por tanto, la intensidad de la vigilancia que exige el MDT.
3. Datos del puesto de trabajo
Cargo que ocupa el trabajador, área o sección, tiempo en el puesto, jornada laboral, tipo de contrato. Esta sección debe ser coherente con el profesiograma del cargo: el FEMO registra los exámenes que el profesiograma determinó como necesarios.
4. Antecedentes médicos personales y familiares
Enfermedades previas, cirugías, alergias, medicación actual, hábitos (tabaco, alcohol), antecedentes familiares de enfermedades crónicas. Esta información es recolectada directamente por el médico durante la consulta ocupacional y es confidencial. El empleador no tiene acceso a esta sección sin autorización expresa del trabajador.
5. Antecedentes laborales
Empresas anteriores, cargos desempeñados, tiempo en cada uno, exposición a riesgos ocupacionales en empleos previos. Esta sección es fundamental para detectar enfermedades profesionales de origen multicausal o que pueden haberse iniciado en una empresa anterior.
6. Examen físico
Registro de signos vitales (presión arterial, frecuencia cardíaca, frecuencia respiratoria, temperatura), peso, talla, índice de masa corporal, y exploración física por sistemas: cardiovascular, respiratorio, osteomuscular, neurológico, piel y faneras, órganos de los sentidos. El examen físico debe ser completo y orientado a detectar alteraciones relacionadas con los riesgos del puesto.
7. Resultados de exámenes complementarios
Registro de los resultados de los exámenes de laboratorio, audiometría, espirometría, visiometría, radiografías, electrocardiograma u otros exámenes específicos indicados en el profesiograma. Los valores deben consignarse con sus unidades de medida y valores de referencia del laboratorio que realizó la prueba.
8. Diagnóstico
El médico ocupacional consigna los hallazgos relevantes y los diagnósticos presuntivos o confirmados. Esta sección debe distinguir claramente entre condiciones de origen laboral y condiciones de origen común, ya que esta distinción tiene implicaciones para la calificación de enfermedad profesional ante el IESS.
9. Aptitud laboral
El médico determina si el trabajador es:
- Apto sin restricciones: Puede desempeñar todas las funciones del cargo sin limitaciones.
- Apto con restricciones: Puede trabajar, pero con limitaciones específicas (ej.: no levantar más de 10 kg, no exponerse a ruido superior a 80 dB(A)).
- No apto temporal: No puede desempeñar el cargo en este momento, pero la condición es reversible con tratamiento.
- No apto definitivo: La condición de salud contraindica permanentemente el desempeño del cargo. Obliga al empleador a reubicar al trabajador.
La calificación de aptitud es una decisión médica que el empleador no puede modificar. Si un médico determina «no apto», el empleador no puede ignorar esa conclusión so pena de responsabilidad patronal agravada.
10. Firma del médico
Nombre completo, número de cédula, código MSP del médico evaluador, firma y sello. Sin la firma del médico acreditado, el FEMO carece de validez legal.
FEMO, historia clínica ocupacional y certificado de aptitud: qué es cada documento
Las tres cosas se nombran indistintamente como «la ficha del médico» y no lo son. La diferencia importa porque cada una tiene un destinatario distinto, y confundirlas es como se producen las filtraciones de información clínica que la normativa prohíbe.
| Documento | Qué contiene | Quién puede verlo | Dónde se conserva |
|---|---|---|---|
| FEMO | La ficha de la evaluación médica ocupacional: datos del trabajador, puesto, antecedentes, examen físico, exámenes complementarios y diagnóstico | El médico ocupacional y el trabajador | Expediente de salud bajo custodia del médico |
| Historia clínica ocupacional | El conjunto de todas las FEMO del trabajador a lo largo del tiempo, más su seguimiento | El médico ocupacional y el trabajador | Expediente de salud, con reserva |
| Certificado de aptitud | Solo el resultado: apto, apto con restricciones, no apto, y las restricciones si las hay | También el empleador | Expediente laboral del trabajador |
La regla que resume el cuadro: al empleador le corresponde el resultado, no el diagnóstico. Puede y debe conocer si la persona es apta para el puesto y qué restricciones aplican, porque de eso dependen las medidas que tiene que tomar; no puede acceder a los antecedentes, al examen físico ni a los resultados de laboratorio sin autorización expresa del trabajador. Pedir «la ficha completa» al proveedor médico es la solicitud que no corresponde hacer.
Los cinco momentos del FEMO y qué se revisa en cada uno
| Momento | Cuándo | Qué determina | Consecuencia de no hacerlo |
|---|---|---|---|
| Preocupacional | Antes del ingreso | Aptitud para el puesto y línea base de salud | La empresa pierde la única prueba de la preexistencia |
| Periódico | Con la frecuencia que fije el riesgo del puesto | Si la exposición está afectando la salud | Se detecta el daño cuando ya es irreversible |
| De reintegro | Al volver de una ausencia prolongada | Si puede retomar sus funciones o necesita adecuación | Reincorporación a un puesto que agrava la condición |
| De cambio de puesto | Al modificarse funciones o riesgos | Aptitud frente a los nuevos riesgos | Exposición no evaluada, con responsabilidad patronal |
| De retiro | Al terminar la relación | Estado de salud a la salida | Sin cierre documental, un reclamo posterior queda sin contraparte |
Los del extremo son los que más protegen a las dos partes, y son también los que más se omiten: el preocupacional porque «urge que entre» y el de retiro porque la persona ya se va. Sin el primero, la empresa no puede sostener que una afección era anterior; sin el segundo, no tiene cómo demostrar en qué estado salió el trabajador si años después aparece un reclamo por enfermedad profesional. El detalle de qué exámenes corresponden a cada puesto sale del profesiograma.
¿Quién debe firmar el FEMO?
El FEMO debe ser firmado exclusivamente por un médico ocupacional acreditado por el MSP —no por un médico general sin formación en salud ocupacional, no por un enfermero, no por el gerente de RRHH. Esta es una de las causas más frecuentes de invalidez del formulario.
El médico que firma debe estar registrado como profesional de la salud y contar con la habilitación vigente de la autoridad sanitaria para ejercer medicina ocupacional. Si su empresa contrata un servicio de salud en el trabajo externo, verifique que los profesionales que firman y custodian la documentación médica cumplan con este requisito.
Conservación y confidencialidad del FEMO
La normativa establece reglas estrictas sobre la custodia del FEMO:
- Plazo de conservación: Mínimo 20 años contados desde la fecha del examen, junto con la historia clínica ocupacional completa.
- Confidencialidad: El FEMO contiene datos sensibles de salud del trabajador. Solo pueden acceder a él el médico ocupacional, el trabajador titular y, con autorización escrita de este, las autoridades de control (MDT, MSP, IESS). El empleador no puede revisar los detalles clínicos sin consentimiento expreso.
- Almacenamiento seguro: Los FEMO físicos deben guardarse bajo llave. Los FEMO digitales deben almacenarse en sistemas con control de acceso, cifrado y trazabilidad de consultas.
Errores que invalidan un FEMO
Estos son los errores más comunes que detectan los inspectores del MDT y que pueden derivar en la anulación del formulario y en sanciones para la empresa:
- Firma por profesional no acreditado: Solo un médico ocupacional con código MSP vigente puede firmar.
- FEMO incompleto: Secciones en blanco, especialmente la de aptitud laboral y la de diagnóstico. Un FEMO sin determinación de aptitud es un formulario inservible.
- Ausencia de exámenes complementarios: Si el profesiograma indica audiometría y el FEMO no la registra, hay una inconsistencia que el inspector anotará como no conformidad.
- Incoherencia con el profesiograma: El FEMO debe reflejar los exámenes que el profesiograma exige para ese puesto. Si el profesiograma pide espirometría y el FEMO no la incluye, ambos documentos pierden validez.
- Falta de firma del trabajador: El trabajador debe firmar el consentimiento informado y la recepción de los resultados. Sin su firma, el FEMO es cuestionable legalmente.
- Fecha inconsistente: Un FEMO de ingreso con fecha posterior al inicio de labores es una falta grave. El examen de ingreso debe ser previo a la contratación.
- No registrar el código CIIU correcto: El CIIU determina el nivel de riesgo. Un CIIU incorrecto puede hacer que los exámenes registrados no correspondan al riesgo real de la empresa.
¿Qué significa FEMO?
FEMO es la Ficha de Evaluación Médica Ocupacional: el documento en el que el médico ocupacional registra la evaluación de un trabajador frente a los riesgos de su puesto. Reúne los datos del trabajador y de la empresa, los antecedentes personales y laborales, el examen físico, los resultados de los exámenes complementarios y el diagnóstico, y forma parte del expediente de salud bajo custodia del médico.
¿Dónde se descargan las fichas ocupacionales del MSP?
Los formatos de las fichas de evaluación ocupacional los define el Ministerio de Salud Pública en el marco del Sistema de Salud en el Trabajo, y son los que utilizan los médicos ocupacionales y los proveedores de servicio. Quien necesita la ficha de un trabajador concreto debe pedirla al médico que realizó la evaluación: la ficha es parte del expediente de salud, no un formulario descargable con los datos ya cargados.
¿El empleador puede ver el FEMO de sus trabajadores?
No completo. Al empleador le corresponde el certificado de aptitud —apto, apto con restricciones o no apto, con las restricciones aplicables—, porque de eso dependen las medidas que debe adoptar. Los antecedentes médicos, el examen físico y los resultados de laboratorio son información clínica reservada y requieren autorización expresa del trabajador. El médico ocupacional es quien custodia el expediente.
¿Cada cuánto se debe actualizar el FEMO?
En los cinco momentos que fija la vigilancia de la salud: antes del ingreso, de forma periódica según el nivel de riesgo del puesto, al reintegrarse tras una ausencia prolongada, al cambiar de puesto y al terminar la relación laboral. La periodicidad del examen periódico no es la misma para todos: la determina el riesgo del puesto según el profesiograma, y en actividades de alto riesgo es más frecuente.
Digitalización del FEMO: plataformas interoperables
En 2026, la tendencia es clara: migrar del FEMO en papel al FEMO digital integrado con plataformas de gestión SST. Las ventajas de la digitalización incluyen:
- Disponibilidad inmediata: Ante una inspección, los FEMO se presentan en segundos, no en días.
- Trazabilidad: Cada acceso, modificación o consulta queda registrado.
- Cruce automático con profesiogramas: Las plataformas modernas validan que el FEMO contenga todos los exámenes que el profesiograma exige.
- Alertas de vencimiento: El sistema notifica cuándo corresponde repetir un examen periódico según la periodicidad definida en el profesiograma.
- Reportes para el SUT: Los datos agregados de los FEMO facilitan la elaboración de los reportes de vigilancia epidemiológica que exige el MDT.
Tagline: Gestión integral del FEMO con plataforma digital
La ficha la llena el médico ocupacional en la consulta, sea en el dispensario de la empresa o en el centro externo, y no debe confundirse con el certificado de salud del MSP.
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